Джерела інформації та інформаційні посередники як джерело інформації для підготовки управлінських рішень

Тема даної роботи – „Джерела інформації та інформаційні посередники як джерело інформації для підготовки управлінських рішень”.
Мета написання роботи полягає в дослідженні питань, пов’язаних з джерелами, процесами та методами збирання інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Основними завданнями роботи є:
вивчення і узагальнення теоретико-методологічних засад з питань організації інформаційної діяльності у сфері управління;
проведення всебічної діагностики ситуації із застосуванням сучасного інструментарію;
розробка та оцінка альтернативних підходів до вирішення визначеної проблеми.
Актуальність обраної теми полягає в тому, що в теорії менеджменту, управлінські рішення керівника визначаються як його головний інтелектуальний продукт, але жодне управлінське рішення не може бути прийняте без наявності певної інформації. Вивчення теорії прийняття управлінських рішень, а також інформаційного забезпечення цього процесу є дуже важливим при вивченні курсу менеджменту.
В роботі розкриті наступні питання:
поняття та сутність управлінського рішення,
методологія прийняття управлінського рішення,
інформаційне забезпечення прийняття управлінського рішення,
тощо.
1. Управлінські рішення та процес їх прийняття
Процес управління - діяльність об'єднаних у визначену систему суб'єктів управління, спрямована на досягнення цілей фірми шляхом реалізації визначених функцій з використанням методів управління.[3]
Рішення - центральний момент усього процесу управління. Можна сказати, що суттю професії менеджера є прийняття рішень.
У широкому змісті це поняття включає і підготовку рішення (планування), у вузькому змісті це вибір альтернативи. У рамках перспективного планування приймаються основні рішення (що робити?), потім у процесі поточного планування, організації, мотивації, координації, регулювання, змін планів - рішення у вузькому змісті (як робити?), хоча така границя є умовною.
На практиці проблема рішення викликана тиском термінів, недоліком кваліфікації або інформації для рішення, ненадійністю методів, схильністю менеджерів до рутини, розбіжностями між особами, що приймають рішення (ОПР). Усі види рішень, прийнятих у процесі управління, можна класифікувати по численних ознаках:
по об'єкту рішення (орієнтовані на цілі або засоби, тощо);
по надійності вихідної інформації (на основі надійної інформації, ризикові або ненадійні);
по термінам дії наслідків (довго-, середньо-, короткострокові);
по зв'язку з ієрархією планування (стратегічні, тактичні, оперативні);
по періодичності (випадкові, повторювані, рутинні);
по виробничому охопленню (для усієї фірми, вузькоспеціалізовані);
по кількості рішень у процесі їхнього прийняття (статичні, динамічні, одно- і багатоступінчасті);
по складності (прості і складні).
Ефективність управління залежить від комплексного застосування багатьох факторів і не в останню чергу від процедури прийнятих рішень і їхнього практичного втілення в життя. Але для того, щоб управлінське рішення було діючим й ефективним, потрібно дотриматися визначених методологічних основ.
Для того, щоб прийняти управлінське рішення, кожен менеджер повинний добре розбиратися не тільки в понятійному апараті, але і досить кваліфіковано при цьому застосовувати на практиці:
методологію управлінського рішення;
методи розробки управлінських рішень;
організацію розробки управлінського рішення;
оцінку якості управлінських рішень.
Рішення - результат вибору з безлічі варіантів, альтернатив. Рішення являє собою керівництво до дії на основі розробленого проекту або плану роботи.
Правильність і ефективність прийнятого рішення багато в чому визначається якістю економічної, організаційної, соціальної й інших видів інформації. Умовно усі види інформації, що використовуються при ухваленні рішення, можна підрозділити: на вхідну і вихідну; оброблювану і необроблювану; текстову і графічну; постійну і перемінну; нормативну, аналітичну, статистичну; первинну і вторинну; директивну, розподільну, звітну.
Цінність одержуваної інформації залежить від точності задачі, тому що правильно поставлена задача визначає необхідність конкретної інформації для прийняття рішення.
Прийняття рішень властиве будь-якому виду діяльності, і від нього може залежати результативність роботи однієї людини, групи людей або всього народу визначеної держави. З економічної й управлінської точок зору прийняття рішення варто розглядати як фактор підвищення ефективності виробництва. Ефективність виробництва, природно, у кожному конкретному випадку залежить від якості прийнятого менеджером рішення.
Усі прийняті в будь-якій сфері діяльності рішення можна умовно класифікувати і підрозділити на рішення: зі стратегії підприємства; прибутку; продажів; питань, що впливають на формування прибутку.
Організаційні рішення приймаються на всіх рівнях управління і є однією з функцій роботи менеджера, вони спрямовані на досягнення поставленої мети або задачі. Вони можуть бути запрограмованими і незапрограмованими.
Запрограмоване рішення - це результат реалізації визначеної послідовності етапів або дій і приймається на основі обмеженої кількості альтернатив.
Виконуючи свої функціональні обов'язки, кожен менеджер вибирає найбільш оптимальні рішення, що сприяють перетворенню в життя поставленої задачі.
Прийняття рішення, як правило, поєднується з вибором напрямку дії, і якщо рішення приймається легко, без спеціального пророблення альтернатив, то гарне рішення прийняти важко. Гарне рішення накладає на менеджера велике соціальне навантаження і залежить від психологічної підготовленості менеджера, його досвіду, особистісних якостей.
Ухваленню рішення передують кілька етапів:
виникнення проблем, по яких необхідно прийняти рішення;
вибір критеріїв, по яких буде прийняте рішення;
розробка і формулювання альтернатив;
вибір оптимальної альтернативи;
затвердження (прийняття) рішення;
організація робіт з реалізації рішення - зворотний зв'язок.
2. Джерела інформації для прийняття управлінських рішень
Інформація - це зведення про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси, тобто все те, що може дати більш широке представлення про об'єкт дослідження.
Метою управлінського обліку є забезпечення менеджерів інформацією, необхідною для прийняття оптимальних управлінських рішень. Тому до управлінської інформації, підготовленої з метою використання керівництвом, пред'являються інші вимоги, ніж до інформації, призначеної для зовнішніх користувачів. Для цілей управлінського обліку використовується як бухгалтерська інформація, що підлягає чіткій документації і реєстрації, так і будь-яка інша інформація, необхідна керівникам для прийняття рішень. Остання може бути отримана як із внутрішніх джерел організації, так і з зовнішніх (таких як преса, соціологічні опитування і т.п.). При цьому вся інформація, незалежно від джерела одержання, може бути як кількісною (тобто мати чисельне вираження), так і якісною (тобто представлятися у вигляді припущень, суджень, експертних оцінок).
Кількісна інформація поділяється на облікову і необлікову. До облікових джерел інформації відносяться:
бухгалтерський облік і звітність;
статистичний облік і звітність;
оперативний облік і звітність;
вибіркові облікові дані.
До необлікових джерел інформації відносяться наступні:
результати внутрішньовідомчої і позавідомчої ревізії, зовнішнього і внутрішнього аудита;
результати перевірок податкової служби;
матеріали постійно діючих виробничих нарад;
протоколи зборів трудових колективів;
матеріали преси й інших ЗМІ;
пояснювальні і доповідні записки, переписка з вищестоящими, фінансовими і кредитними організаціями;
матеріали, одержувані в результаті особистих контактів з виконавцями.
Також для управлінського обліку необхідний нормативний матеріал (міститься у виробничих паспортах, цінниках, прейскурантах, довідниках і т.п.) і технічна інформація (паспорта машин і устаткування, креслення, специфікації і т.п.).
Для прийняття оперативних управлінських рішень може застосовуватися повна або неповна інформація про об'єкт дослідження.
Неповна інформація, що піддається швидкій обробці, у ряді випадків виявляється достатньою для прийняття оперативних управлінських рішень, але це може позначитися на якості цих рішень.
Джерела інформації управлінського обліку визначаються цілями застосування такої інформації. Для різних цілей необхідні різні дані, але основними даними є:
витрати на виробництво;
собівартість продукції (робіт, послуг);
випуск і результати реалізації продукції (робіт, послуг);
дані про рентабельність.
Необхідно визначити джерела одержання цих даних з урахуванням дотримання усіх вимог, пропонованих до управлінської інформації.
Основні характеристики управлінської інформації:
стислість: інформація повинна бути чіткою, не містити нічого зайвого і не концентрувати увагу її споживача на несуттєвих або не стосовних до справи зведеннях;
точність: користувач повинний бути впевнений, що інформація не містить помилок або пропусків, а також навмисного перекручування;
оперативність: інформація повинна надаватися в терміни, що дають можливість швидко зорієнтуватися і вчасно прийняти ефективне управлінське рішення. У противному випадку вона малопригодна для цілей управління;
порівнянність: інформація, отримана в різний час і по різних відділам/підрозділам, повинна бути порівнянна;
доцільність: інформація повинна відповідати тій меті, для якої вона підготовлена. Інформація повинна допомагати у вирішенні конкретних управлінських задач;
рентабельність: підготовка інформації не повинна коштувати більше, ніж вигоди від її використання. Витрати по підготовці внутрішньофірмової інформації не повинні перевищувати економічний ефект від її використання;
об'єктивність: інформація повинна бути неупередженою і безсторонньою, тобто такою, що дає об'єктивну оцінку ситуації;
адресність: інформація повинна відповідати вимогам конкретного користувача і відповідати рівню його підготовки і положенню в ієрархії компанії;
аналітичність: інформація, що використовується для внутрішніх управлінських цілей, повинна містити дані поточного експрес-аналізу або припускати можливість проведення наступного аналізу з найменшими витратами;
корисність: інформація повинна привертати увагу керівників до сфер потенційного ризику й об'єктивно оцінювати роботу менеджерів підприємства;
конфіденційність: як правило, управлінська інформація носить конфіденційний характер і вимагає захисту.
Найчастіше, інформація, яка необхідна для прийняття управлінських рішень отримується шляхом проведення маркетингових досліджень.
Маркетингові дослідження - це збір, обробка й аналіз інформації з метою зменшення невизначеності при прийнятті управлінських рішень.
Напрямок і характер маркетингових досліджень формуються під впливом проблем, які необхідно вирішувати. Інформація, яку необхідно одержати в ході маркетингового дослідження повинна розкривати:
купівельний попит, запити і потреби споживачів;
ресурси потенційного ринку з погляду покупців, обсяг продажів, загальну вартість продажів;
характеристику потенційних потреб;
територіальне (географічне) розміщення ринку;
дані про конкурентів;
загальні ринкові умови (податки, закони і т.д.).
Сукупність всієї інформації, необхідної для виконання маркетингових заходів, називають системою маркетингової інформації. При організації і проведенні маркетингових досліджень велике значення має збір і аналіз первинної і вторинної інформації.
Первинна інформація - це зведення, що вперше збирають для якої-небудь конкретної мети.
Вторинна інформації - це зведення, що уже десь існують, які вже були раніше зібраними для інших цілей.
Приступати до роботі зі збору інформації потрібно з пошуку саме вторинної інформації, тому що це дозволить не тільки заощадити час і засоби при пошуку первинної інформації, але і можливо внесе корективи в поставлені раніше цілі поточного дослідження.
Існують два види джерел вторинної інформації: внутрішні і зовнішні. Внутрішніми джерелами вторинної інформації є: статистична звітність (дані про збут і запаси); бухгалтерська звітність (дані про прибуток і збитки); рахунки клієнтів; матеріали раніше проведених досліджень; письмова звітність, що зберігається в організації.
Зовнішні джерела вторинної інформації поділяються на урядові і неурядові. Уряди багатьох країн збирають і розсилають великий обсяг статистичного й описового матеріалу з питань ціноутворення, кредитній політиці й ін.
Вторинна неурядова інформація може бути отримана з трьох джерел: періодичних видань; книг, монографій і інших неперіодичних публікацій; комерційних дослідницьких організацій.
Періодичні видання (газети - економічні розділи, спеціалізовані журнали, економічні бюлетені, огляди ринків, публікації торговельних палат і союзів підприємців, видання банків, рекламних агентств) публікуються як видавничими фірмами, так і професійними або галузевими асоціаціями.
Крім того, у засобах масової інформації публікуються фінансові звіти підприємств; інтерв'ю керівників і фахівців; реклама. Вони, також як і спеціалізовані виставки і ярмарки, можуть стати важливими джерелами необхідних зведень у ході проведених досліджень.
Комерційні дослідницькі організації проводять дослідження і надають їхні результати своїм клієнтам за плату. Зведення економічного характеру, розповсюджувані спеціалізованими фірмами у формі друкованої продукції або магнітних носіїв (комерційні бази або банки даних), у залежності від обсягу і цінності інформації можуть коштувати від декількох сотень гривень до сотень тисяч і мільйонів гривень.
Зовнішніх джерел інформації дуже багато і тому прагнення зібрати всі дані, що відносяться до досліджуваної проблеми можуть виявитися або просто нереалізованим, або привести до величезних витрат часу і ресурсів. Треба пам'ятати про ефект Парето, відповідно до якого 80% інформації міститься в 20% джерел. Отже, із всього обсягу джерел необхідно вибрати самі цінні. І навіть у цьому випадку, при всій цінності отриманої інформації варто пам'ятати, що ці зведення доступні практично всім і тому нікому не дають істотних конкурентних переваг.
Первинна інформація стає необхідною в тих випадках, коли аналіз вторинних джерел не забезпечує необхідними зведеннями.
Роботу з джерелами необхідно починати з визначення необхідного їхнього мінімуму, кола охоплюваних ними питань; вивчення цінності публікуємої інформації.
Маркетингові дослідження - досить дорогий захід і не завжди бувають „по кишені” підприємствам. У цьому випадку вони звертаються до спеціалізованих організацій, що займається виконанням подібного роду робіт. Великі компанії нерідко самі займаються збором інформації і містять спеціальний штат співробітників.
У залежності від характеру використання інформації, способів її одержання, техніки проведення дослідження і його кінцевих результатів, застосовуються різні види і методи проведення маркетингових досліджень. Вибір того або іншого методу повинний визначатися, з одного боку, необхідною точністю і вірогідністю результатів, а з іншого боку - витратами на його здійснення.
“Кабінетні” дослідження здійснюються на основі офіційних друкованих джерел інформації і дають загальні представлення про стан загальногосподарської кон'юнктури і тенденції розвитку окремих ринків.
Спостереження звичайно використовується в маркетингових дослідженнях пошукового характеру. Воно дозволяє підтримувати стабільні умови спостереження і використовувати технічні засоби. Спостереження може бути прихованим (із застосуванням телекамер, наприклад) і відкритим (за особистою участю дослідника). В залежності від переслідуваних цілей спостереження може бути вільним і стандартизованим (задаються визначені критерії для дослідження).
Експеримент як метод маркетингових досліджень припускає, що при аналізі повинний бути виключений вплив усіх факторів, крім досліджуваного. Тому експеримент припускає наявність не менш двох порівнянних досліджуваних груп, одна з яких є експериментальною, а інша контрольною. Це наприклад можуть бути, два товари або дві групи споживачів.
Експерименти, що проходять у штучній обстановці (наприклад, тести товарів, ціни, реклами), називаються лабораторними, а, здійснювані в реальних умовах - польовими. Перші - дозволяють контролювати сторонні фактори, другі - не виключають впливу сторонніх факторів.
Опитування являє собою усне або письмове звернення до визначених респондентів із запитаннями, що містять проблему дослідження.
Це найпоширеніший метод збору даних у маркетингу. Він використовується при проведенні близько 90% досліджень.
Основними формами опитування є анкетування й інтерв'ювання. У першому випадку опитуваний сам письмово відповідає на запитання, у другому, - в ході особистого спілкування з опитуваним, інтерв'юер задає запитання і фіксує відповіді.
В практиці проведення маркетингових досліджень широке поширення одержали поштові опитування, особливо, - панельні. Вони забезпечують одержання інформації із широкого спектра питань від великих груп споживачів шляхом їхнього кількаразового опитування через рівні проміжки часу. Панельні опитування дають можливість вести постійний облік змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі.


Висновки
Правильність і ефективність управлінського рішення багато в чому визначається якістю економічної, організаційної, соціальної й інших видів інформації. Умовно усі види інформації, що використовуються при ухваленні рішення, можна підрозділити: на вхідну і вихідну; оброблювану і необроблювану; текстову і графічну; постійну і перемінну; нормативну, аналітичну, статистичну; первинну і вторинну; директивну, розподільну, звітну.
Цінність одержуваної інформації залежить від точності задачі, тому що правильно поставлена задача визначає необхідність конкретної інформації для прийняття рішення.
Інформація - це зведення про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси, тобто все те, що може дати більш широке представлення про об'єкт дослідження.
Найчастіше, інформація, яка необхідна для прийняття управлінських рішень отримується шляхом проведення маркетингових досліджень.
Інформація буває первинною або вторинною. Первинна інформація - це зведення, що вперше збирають для якої-небудь конкретної мети. Вторинна інформації - це зведення, що уже десь існують, які вже були раніше зібраними для інших цілей.
Джерелами інформації є: статистична звітність; бухгалтерська звітність; рахунки клієнтів; матеріали раніше проведених досліджень; періодичні видання; книги, монографії, матеріали комерційних дослідницьких організацій, фінансові звіти підприємств; інтерв'ю керівників і фахівців; реклама, спеціалізовані виставки і ярмарки, анкети, опитування, ресурси мережі Інтернет тощо.


Література
Балабанов И.Т. Риск-менеджмент. - М.: Финансы и статистика, 1996. - 192 с.
Гуджоян О.Л. и др. Методы принятия управленческих решений. Учебное пособие. - М.: 1997.
Дмитрий Канав. Заметки Маркетолога.//Энциклопедия маркетинга, 2002 г. Адрес статьи - http://www.marketing.spb.ru/mass/pri/2002/02_1.htm
Исходная информация для принятия управленческих решений.//Материалы семинара компании АКМР, , 2001 г.
Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г., Фалько С.Г. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 256 с.
Поддержка принятий управленческих решений: тренинг по управленческим информационным системам. Проект Tacis, 2002.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать