Контроль якості роботи державних службовців

Діяльність державних службовців опинилася в епіцентрі уваги українського суспільства на якісно новому рівні. Формування і утвердження нових принципів роботи органів державного управління, перегляд ставлення державних службовців до виконання своїх службових обов’язків актуалізували дослідження питань структури мотивів праці, типологічних особливостей особистості залежно від ціннісних орієнтацій і моральних якостей, та їх вплив на задоволеність роботою тощо.
При аналізі причин задоволеності або незадоволеності роботою розглядають дві різні групи факторів : гігієнічні фактори (політика керівництва, умови роботи, заробітна плата, міжособистісні відносини з керівництвом та колегами, ступінь безпосереднього контролю за роботою) та мотивації (просування по службі, визнання і схвалення результатів роботи, міра відповідальності, можливості творчого та ділового росту).
При виконанні своїх службових обов’язків для державних службовців пріоритетними є наступні стимулюючі мотиви професійної діяльності: визнання результатів роботи, успішне завершення завдання та можливість творчого і ділового росту. Слід зазначити, що така пріоритетність факторів закономірна, вона підпадає під Закон результату – працівник, який поставив собі за мету виконання певного завдання і досягнув її, задовольнивши свою потребу у змістовній роботі, відповідно він буде прагнути і в майбутньому шукати аналогічні завдання.
Ці показники яскраво свідчать про те, що моральна винагорода навіть у складних економічних умовах є важливішою, ніж матеріальна винагорода, вона повною мірою викликає задоволення і мотивує працівників до продуктивної й ефективної діяльності. Тому безпосередні керівники повинні створювати такі ситуації, які б дозволяли працівникам задовольняти зазначені прагнення і потреби, тим самим вони будуть працювати і на досягнення цілей державної служби загалом, і конкретного органу державної влади зокрема.
Щодо аналізу гігієнічних факторів, які стимулюватимуть до підвищення ефективності та привабливості праці, важливим для опитаних державних службовців виявився безпосередній контроль їх роботи керівником. Такий факт пояснюється тим, що цей показник є одним із важливих чинників визнання результатів роботи.
Більшість державних службовців незадоволені політикою керівництва. Негативне оцінювання керівників свідчить, перш за все, про низький рівень їх управлінських навичок, невміння прислуховуватися до думки колег і підлеглих та обирати оптимальний стиль керівництва, попереджувати і розв’язувати конфлікти, а також про відсутність вміння створювати позитивний морально-психологічний клімат у колективі.
Позитивний морально-психологічний клімат колективу є однією з важливих складових управління, він виступає основою для продуктивної й якісної роботи. Морально-психологічний клімат колективу визначають як стійкий емоційно-моральний стан колективу, в якому відображаються типове для колективу ставлення до справи, цілей і мотивів у сумісній діяльності, домінуючі настрої, суспільна думка, відносини, звичаї, моральні та інтелектуальні настанови і поривання людей, ставлення один до одного, до найважливіших матеріальних і духовних цінностей, дух колективу. Відповідно, постать керівника, принципи взаємодії між керівником і підлеглими є базовими компонентами існування будь-якого колективу.
Керівникам необхідно навчитися заохочувати працівників, брати участь у розробці цілей і показників, за якими можна достовірно оцінити результати діяльності підлеглих. Принциповим також є вміння керівників створювати на робочих місцях дух єдиної команди. Ефективне керівництво передбачає здатність керівника формувати, організовувати і мобілізовувати соціальну групу, яка завдяки його зусиллям може перетворитися в цілеспрямовану команду однодумців.
1 Загальна частина
Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов’язків і завдань з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено Стратегією реформування системи державної служби, затвердженою Указом Президента України від 14 квітня 2000 р. № 599.
На виконання Заходів з реалізації зазначеної Стратегії Кабінет Міністрів України постановою від 28 грудня 2000 р. № 1922 затвердив нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Цим положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов’язків (далі – щорічна оцінка). Така оцінка проводиться безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів).
Положенням передбачено також, що порядок проведення щорічної оцінки затверджується керівником, який призначає на посади та звільняє з посад державних службовців з урахуванням особливостей відповідного державного органу. Зазначений порядок має затверджуватися наказом (розпорядженням) керівника державного органу і, за наявності у ньому правових норм, розрахованих на невизначене коло осіб та організацій, реєструватися у Мін’юсті та відповідних територіальних органах юстиції.
У порядку має бути визначено:
конкретний термін оцінювання;
ким може проводитися щорічна оцінка у випадках відсутності (хвороба, довготривале відрядження тощо) безпосереднього керівника або якщо безпосередній керівник працює не повний звітний рік. У зазначених випадках щорічну оцінку можуть проводити заступник керівника структурного підрозділу, у разі відсутності такої посади – керівник вищого рівня;
категорії державних службовців, які не підлягають щорічному оцінюванню. Наприклад, вагітні жінки, державні службовці патронатної служби та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді, або працівники (військовослужбовці Збройних сил, інших військових формувань, особи начальницького складу органів внутрішніх справ, органів і установ виконання покарань), відряджені до державних органів.
Щорічна оцінка має стати одним із важливих компонентів управління персоналом, сприяти покращенню добору і розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; плануванню кар’єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявленню організаційних проблем та оперативному реагуванню на них, аналізу посадових інструкцій.
При оцінюванні виконання державними службовцями обов’язків (згідно з посадовими інструкціями), та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності державного органу, доручень, які отримані в оперативному порядку певним структурним підрозділом), необхідно використовувати особисті плани державних службовців. Цей план є робочим документом, який формується державним службовцем за дорученнями (резолюціями) безпосереднього керівника. Протягом року до особистого плану можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими органу, підрозділу спрямовуються позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази (розпорядження) керівника органу, рішення колегії тощо).
Отже, оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків – є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.
Критерії та показники якості роботи державних службовців поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні ( залежать від особливостей роботи кожного державного органу). Зазначені критерії та показники пов’язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Наприклад, якість, кількість, своєчасність результатів роботи; продемонстровані державним службовцем поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти або інтегровані показники діяльності.
Процедура щорічної оцінки, критерії та показники якості роботи мають постійно удосконалюватися, а тому повинні підлягати систематичному перегляду.
Щорічна оцінка повинна здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості на засадах законності, прозорості, гласності, об’єктивності, неупередженості, рівноправності.
Доцільно, щоб працівники кадрових служб та безпосередні керівники (керівники структурних підрозділів) мали відповідну підготовку з питань проведення щорічної оцінки.
2 Організація і проведення щорічної оцінки
Відповідно до Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року № 912 (із змінами і доповненнями), організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на кадрові служби. До початку проведення оцінювання кадрові служби мають ознайомити усіх державних службовців із Порядком проведення щорічної оцінки та критеріями і показниками якості роботи, а також разом з відповідними підрозділами забезпечити Формою бланку щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов’язків і завдань (далі – Форма бланку щорічної оцінки), зразок якої додається (додаток). Зазначена Форма може доводитися до державних службовців в паперовому або комп’ютерному варіантах.
Процедура проведення щорічної оцінки складається з етапів:
підготовчий. До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов’язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи підрозділу (органу) на наступний рік, згідно з яким готують пропозиції до особистого плану;
оцінювання здійснюється державним службовцем (через самооцінювання) і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланку щорічної оцінки та додатку до неї.
Самооцінка забезпечує активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. У державних службовців є можливість висловити свою точку зору і самим визначити проблемні області, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму.
Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи були: переноси термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання). Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відзначити хороші показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов’язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.
Заповнену Форму бланку щорічної оцінки безпосередній керівник передає в установлений Порядком проведення щорічної оцінки термін державному службовцю для ознайомлення з оцінкою;
співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.
У ході співбесіди, як правило, обговорюються результативність у контексті посадових обов’язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період у світлі пріоритетів структурного підрозділу або органу.
Обговорення досягає мети, якщо воно структуроване і відносно не формальне, а також, коли воно є рекомендацією і наставництвом. Необхідно стимулювати державних службовців висловлювати власні думки. Проблеми виносяться на обговорення для того, щоб спільними зусиллями знайти їх вирішення, а не для взаємних докорів і звинувачень. При обговоренні коментарі безпосереднього керівника щодо результатів роботи повинні враховувати самооцінку державного службовця. Необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів (усьому має бути підтвердження). Доцільно підбиття підсумків виконання державним службовцем обов’язків та завдань завершувати на позитивній і конструктивній ноті.
Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланку щорічної оцінки (розділ 5);
затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 6 Форми бланку щорічної оцінки), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди;
заключний етап. Повноту заповнення Форми бланку щорічної оцінки перевіряє кадрова служба органу, і долучає її до особової справи державного службовця. Кадровою службою також аналізуються та узагальнюються результати щорічної оцінки і готуються проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Вказані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар’єри.
3 Результати щорічної оцінки
Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.
У випадках, коли державні службовці отримують “низьку” оцінку виконання покладених обов’язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для покращення показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву. У разі необхідності можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу, передбачені чинним законодавством, у порядку, визначеному статтями 148, 149 Кодексу законів про працю України.
4 Оскарження державними службовцями результатів щорічної оцінки
У разі незгоди з оцінкою, отриманою від безпосереднього керівника, державний службовець у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін (наприклад, десятиденний) оформлює свої зауваження та обґрунтування, з якими звертається до керівника вищого рівня. Якщо державний службовець залишився невдоволений рішенням керівників, він може оскаржити ці рішення керівникові органу або керівникові органу вищого рівня у такий же термін.
Висновок
Таким чином, головними суб’єктами контролю є безпосередні керівники виконавців, керівники організацій, а також кожна посадова особа. Для сумлінного, відповідального працівника надійнішою формою контролю якості роботи є самоконтроль.
Будь-який вид контролю має бути гарантованим, невідворотним. Кожен працівник має бути впевненим, що його контролюють, і будь-яке погіршення якості роботи, порушення трудової чи виконавської дисципліни не залишиться поза увагою керівника. Це людей виховує і стимулює до ефективної діяльності. У той же час кожен вид контролю має бути гнучким, тобто не заважати виконавцям у їхній щоденній роботі, не стільки їх карати, як виховувати і допомагати.
Список використаних джерел
1. Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань // Вісник держав. служби. – 2002. – № 3.
2. Постанова Кабінету Міністрів України від 4 лютого 2004 р. № 113 “Про затвердження Методики визначення комплексної оцінки результатів соціально-економічного розвитку регіонів” // Офіц. вісник України. – 2004. – № 5.
3. 1999. Україна. Людський розвиток. Програма Розвитку Організації Об’єднаних Націй. – К., 2000.
ДОДАТКИ
Додаток А
Форма бланку щорічної оцінки виконання державним
службовцем посадових обов’язків і завдань
1. Відомості про особу
Прізвище
Ім’я
По батькові
Дата народження
Назва підрозділу
Назва посади
Дата зайняття посади
Звітний період
. Стислий зміст посадових обов’язків
Заповнюється державним службовцем – стисло зазначається зміст посадових обов’язків, визначених у посадових інструкціях (положеннях про структурні підрозділи), а також зміни, якщо такі сталися протягом року.
3. Самооцінка
Заповнюється державним службовцем:
1) Наскільки успішно, на Ваш погляд, Ви виконуєте свої посадові обов’язки?
Навести окремі приклади, які підтверджують Вашу професійну компетентність.
2) Вказати кількість планових завдань, які Вами виконано і які не виконано (поясніть, чому).
Зазначити кількість позапланових завдань (перевірок, відряджень, організація семінарів, інше), які Ви виконували.
) Які окремі доручення (завдання), які мали ключове значення для роботи органу (крім оперативних завдань) доручалися Вам? Чи були Ви залучені до роботи в групах щодо розробки відповідних програм, актів законодавства?
) Навести приклади щодо публікації у фахових виданнях, якщо такі були протягом року. Надати інформацію про навчання (підвищення кваліфікації та отримання освітньо-кваліфікаційного рівня).
4. Оцінка безпосереднім керівником
1) Дається оцінка виконання державним службовцем посадових обов’язків, визначених у посадових інструкціях, та завдань, викладених у особистому плані роботи, а також ступеня участі та якості виконання окремих доручень.
) Керівник коментує рівень знань, вмінь, професійні якості, здібності (звертаючи увагу на сильні і слабкі сторони) державного службовця в контексті покладених на нього завдань і обов’язків.
3) Інші коментарі
5. Висновки, пропозиції та рекомендації, як наслідок обговорення результатів щорічної оцінки виконання державними службовцями посадових обов’язків і завдань
Підсумкова оцінка
Низька | Задовільна | Добра | Висока
Спостерігається відставання, потребує покращення роботи | Досягає певних результатів, володіє необхідним обсягом навичок | Цілковите досягнення результатів, володіння навичками і вміннями | Перевищує очікувані результати, виявляє ґрунтовні знання і навички
Державний службовець і безпосередній керівник мають поставити свої підписи на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені, та складений особистий план на наступний рік.
Безпосередній керівник підбиває підсумки за результатами співбесіди, надавши пропозиції та рекомендації державному службовцю, якого оцінює.
Підпис
державного
службовця ___________________
Дата ___________________ |
Підпис керівника,
який проводив
щорічну оцінку ___________________
Дата ___________________
6. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов’язків і завдань
Чи погоджується керівник вищого рівня з оцінкою, даною безпосереднім керівником у розділі 5?
Навести будь-які інші приклади щодо потенційних можливостей державного службовця.
Підпис
Прізвище, ім’я, по батькові (повністю)
Дата | ________________________
________________________
________________________
Додаток 1 до Форми
бланку щорічної оцінки
Особистий план на рік
№
з/п |
Назва завдання | Термін виконання | Результат виконання
державним службовцем | безпосереднім керівником
Зміни та доповнення до плану
№
з/п |
Назва завдання | Термін виконання | Результат виконання
державним службовцем | безпосереднім керівником

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать