Деловое общение

Содержание

Вопрос 1. 2

Вопрос 2. 2

Вопрос 3. 3

Вопрос 4. 12

Вопрос 5. 13

Библиографический список. 15

Вопрос 1

Вы пришли на деловую встречу. Секретарь сказала Вам, что у "шефа" хорошее настроение. Однако Вам так не показалось. Что могло испортить настроение человека, к которому Вы вошли в кабинет?

Я считаю, что причин может быть несколько, и все они - т. н. барьеры общения, разновидности которых я ниже назову.

1. Эстетический. Первое впечатление о человеке складывается барьер по его внешнему виду, манере поведения, одежде.

2. Вы опоздали на встречу (точность - вежливость королей!).

3. Неудачно начали общение.

4. Поняли, что не в состоянии вести диалог и окончили общение.

5. У Вас разный уровень интеллекта. Вы говорите, не понимая друг друга[1] .

Вопрос 2

В процессе деловой беседы Ваш собеседник "подался вперед" и положил руки на стол. Что бы это значило?

Анализируя сам прием "податься вперед" в общении, необходимо отметить, что она - открыта. Принимая такую позу человек показывает, что он готов слушать Вас, идти с Вами на контакт, у него нет негативных эмоций в Ваш адрес, он положительно настроен по отношению к Вам[2] .

Вопрос 3

Простейшие рекомендации по технике ведения деловых телефонных переговоров.

Разговор по телефону с официальными лицами.

Для решения деловых вопросов в ряде случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута и по телефону. Разговор по телефону с официальными лицами ведомств, организаций иностранных фирм приравнивается к личной беседе. Если при разговоре по телефону обсуждались деловые вопросы по существу, то об этом необходимо составить запись беседы.

Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.

В российских фирмах и организациях, имеющих дела с иностранцами, как правило, ведутся журналы учета телефонных разговоров с представителями инофирм и представительств. В них фиксируется: по чьей инициативе состоялся телефонный разговор, его продолжительность, содержание разговора.

Порядок телефонных переговоров.

Известно, что от 5 до 27% рабочего времени руководителей, специалистов и служащих занимают телефонные переговоры.

Телефон один из основных технических раздражителей по "службе". Умелое пользование этим средством связи в том и состоит, чтобы максимально реализовать представленные им возможности и вместе с тем свести к минимуму ущерб другим трудовым процессам. Культуре телефонного общения, и, прежде всего в деловых разговорах, можно и нужно учиться, поскольку она является неотъемлемым элементом деловых качеств человека.

Приводим некоторые социально-психологические и этические рекомендации по использованию телефона в профессиональной деятельности.

4.15.3.1 При выполнении срочной, не терпящей отлагательства работы: а) не снимайте трубку совсем; б) снимайте ее сразу же и вежливо скажите: "Будьте любезны, позвоните мне тогда-то. Я занят срочным делом".

2. Если аппарат один, и он стоит в общей комнате, где работает несколько сотрудников, то наиболее правильным будет поочередно устанавливать его на каждый рабочий стол. Это распределяет "бремя общения" и снимает нервозность в комнате при каждом звонке.

3. Немало людей повышают голос всякий раз, когда плохо слышат собеседника, тем самым, отвлекая от работы других. В таких случаях надо попросить абонента говорить громче и спросить, как он слышит вас.

4. При снятии трубки с зазвонившего телефона заменяйте нейтральные отзывы типа "Да", "Алло", "Слушаю" более информативными: "Иванов", "Отдел кадров", "Завод Прибор". Это устраняет ошибки и путаницу, а значит, экономит время. Кроме того, совмещение отзыва с представлением задает деловой тон всему разговору.

5. При вызове по телефону отсутствующего в данное время сотрудника рекомендуется не ограничиваться простой констатацией факта: "его нет", а дать ответ примерно такого типа: "Его нет. Будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать? ".

И если вас действительно об этом попросят, не полагайтесь на память, сразу же зафиксируйте просьбу и положите записку на стол коллеге.

6. Записывайте нужные телефоны с обязательным указанием фамилии, имени и отчества, учреждения или того конкретного дела, по которому связаны с этим человеком.

При этом придерживайтесь следующих правил:

не задерживайте собеседника и делайте первичную запись на календаре, а затем перенесите ее туда, где ей следует находиться;

любой номер телефона, которым вы заведомо воспользуетесь больше двух-трех раз, должен быть занесен в записную книжку;

раз в полгода ревизуйте ее и вычеркивайте номера, которые больше не

потребуются;

каждый год-два меняйте записную книжку, а старые не выбрасывайте.

7. Для ответственных телефонных переговоров (международных, вышестоящему руководству и т.д.) следует предварительно набросать перечень вопросов, чтобы в волнении или спешке не упустить важные моменты.