Культура деловой переписки

Содержание

Введение…………………………………………………………………….2

Виды деловых писем……………………………………………………….3

Структура делового письма……………………………………………......7

Требования к тексту делового письма…………………………………….9

Язык деловой переписки…………………………………………..……..10

Приемы повышения информативности и убедительности…………….14 Влияние коммуникативных факторов на структуру письма…………...16

Рекомендации по составлению деловых писем…………………………17

Правила внешнего оформления делового письма………………………18

Заключение………………………………………………………….…….19

Список использованной литературы…………………………………….20

Введение

Переписка - это основа конструктивного общения. Правильное ведение деловой корреспонденции способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки самые, казалось бы, неразрешимые проблемы и вопросы. Неправильно составленное деловое письмо, напротив, вызывает у адресата раздражение, которое выливается и на автора послания. Поэтому к составлению такого документа необходимо подходить чрезвычайно аккуратно.

Необходимо помнить, что деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых - корректность и уважение к партнеру. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, таким образом, сохраняется своё собственное.

Деловая переписка и деловые бумаги - неотъемлемая часть деловых отношений, которые имеют свои правила и установленные формы.

Все деловые бумаги должны быть лаконичны, конкретны, продуманны и соответствовать установленным нормам.

Стиль делового письма должен соответствовать требованиям русского языка и характеризовать смысл письма или документа.

Письмо не обладает качествами современной связи - немедленной скоростью доставки информации, но выигрывает как оформленный документ, который можно перечитать и хранить любое время, а в сочетании с новейшими средствами передачи копии превосходит все остальные виды деловой связи.

Виды деловых писем

ВИДЫ ПИСЕМ:

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЧАСТНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

1. письма-просьбы 2. письма-сообщения 3. письма-запросы 4. письма-заявления 5. письма-подтверждения 6. письма-заказы 7. письма-предложения 8. письма-дополнения 9. письма-рекламации (претензии) 10. информационные письма 11. гарантийные письма 12. презентационные письма 13. письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) 14. краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания) 15. сопроводительные письма

1. письма-поздравления 2. письма-приглашения 3. письма-извинения 4. письма для выражения сожаления, соболезнования 5. письма по случаю представления 9при заочном знакомстве) 6. письма по случаю отъезда 7. письма для поддержания контактов и взаимоотношения (имиджевые письма) 8. благодарственные письма 9. рекомендательные письма 10. мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники_ 11. письма-открытки; 12. письма негативного содержания (письма-отказы, уведомления об увольнении) 13. для выражения отказа от какого-либо предложения 14. для обращения в различные инстанции в частном порядке 15. письма-резюме.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать