Структура и классификация материально-производственных запасов на предприятии

2. Теоретические основы учета и аудита материально-производственных запасов
2.1 Структура и классификация материально-производственных запасов на предприятии
2.2 Требования МСБУ, МСФО, МСА по учету и аудиту материально-производственных запасов
2.3 Планирование аудита материально-производственных запасов
Аудит материально-производственных запасов
2.1 Краткая характеристика предприятия.
2.2 Постановка бухгалтерского учета материально - производственных запасов
2.3 Разработка программы аудита материально-производственных запасов
3. Аудиторская проверка материально-производственных запасов и обобщение ее результатов
3.1 Проверка учета материально-производственных запасов
3.2 Обобщение результатов аудиторской проверки
3.3 Предложения по совершенствованию учета материально - производственных запасов
1.1 Структура и классификация материально-производственных запасов на предприятии
В условиях современных рыночных отношений любой хозяйствующий субъект, заинтересованный в создании конкурентоспособной продукции (работ, услуг), ее продаже на внутреннем и внешнем рынках, получении стабильной прибыли от своей деятельности, должен обеспечить себе устойчивое финансовое положение. В достижении поставленной цели участвуют материально-производственные запасы, которые обеспечивают бесперебойный процесс производства и продажи продукции.
Требованиями рыночной экономики определено, что любая организация, ведущая производственную или иную коммерческую деятельность должна обладать определенными действующими, функционирующими материально-производственными запасами. И от того, как размещены и используются эти активы в различных отраслях и видах деятельности, зависит эффективность работы организации, ее финансовая устойчивость.
Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов:
- сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;
- учет количества и оценка запасов;
- оперативность (своевременность) учета запасов;
- достоверность;
- соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
- соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.
В соответствии с положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. №44н, в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:
- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
- предназначенные для продажи;
- используемые для управленческих нужд организации.
Готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством).
Товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц, и предназначенные для продажи.
Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.
МПЗ находятся в постоянном движении. Совершая непрерывный кругооборот, который отражается в возобновлении процесса производства, они обеспечивают его непрерывность и ритмичность. При последовательном прохождении МПЗ всех стадий кругооборота происходит изменение их натурально-вещественной формы. Так, на первой стадии материальные оборотные активы, имеющие первоначальную форму денежных средств, превращаются в производственные запасы (материалы), то есть переходят из сферы продажи в сферу производства. На втором этапе материально-производственных запасов в виде производственных запасов, участвуя в производственном цикле, принимают форму незавершенного производства, полуфабрикатов, готовой продукции. Завершает кругооборот стадия, в процессе которой при продаже готовой продукции и полуфабрикатов организация получает денежные средства в наличной или безналичной форме. Результатом прохождения материально-производственных запасов полного кругооборота является полученная разница между поступившей денежной выручкой и первоначально затраченными денежными средствами. Эта разница представляет величину денежных накоплений организации, ее валовую прибыль. После завершения одного кругооборота материально-производственных запасов вступают в новый. Таким образом, совершая полный кругооборот, материально-производственных запасов функционируя на всех стадиях параллельно во времени, обеспечивают непрерывность и стабильность процесса производства и процесса продажи продукции, товаров, работ, услуг, в чем и заключается экономическая сущность материально-производственных запасов.
Рассматривая состав материально-производственных запасов, оценивая их значение в текущей деятельности организации, необходимо иметь представление об их классификации, которая даст возможность при оценке эффективности материально-производственных запасов выбрать более широкий диапазон показателей, характеризующих их использование.
Классификация материально-производственных запасов организаций объединяется по следующим классификационным признакам: размещению в производственном процессе; наличию источников финансирования; постоянству нахождения в организации; сферам применения; назначению; составу; оптимизации размеров запасов; категориям риска, степени ликвидности.
Представляет интерес классификация материальных запасов на основе логистической концепции. При анализе материальных запасов предлагается использовать четыре основных классификационных признака: цель создания, место нахождения, время, выполняемые функции.
В зависимости от целевого назначения выделяются следующие категории:
а) технологические (переходные) запасы, движущиеся из одной части логистической системы в другую;
б) текущие (циклические) запасы, создаваемые в течение производственного периода, или запасы объемом одну партию товаров;
в) резервные (страховые или «буферные») запасы, создаваемые для компенсации случайных колебаний спроса, а также изменений рыночной конъюнктуры.
Классификация по месту нахождени я предполагает разделение материальных запасов на два вида: производственные и товарные запасы.
Производственные запасы формируются на предприятиях-потребите лях. Тов арн ые запасы находятся у предприятий-изготовителей, а также в каналах сферы об ращения.
Классификация по исполняемым функциям позволяет подраздели ть запасы на текущие, подготовительные, страховые, сезонные. Текущие запасы обеспечивают непрерывность снабжения производственного процесса между двумя поставками. Подготовительные запасы образуются при технологической необходимости дополнительной подготовки материальных ресурсов к производственному потреблению. Гарантийные запасы предназначены для компенсации потерь в случае отсутствия текущих запасов. Сезонные запасы образуются для компенсации сезонного влияния на процессы производства, транспортировки или потребления.
Классификация по времени позволяет выделить различные количественные уровни запасов: максимальный запас; запас, соответствующий “точке заказа”; средний текущий запас; минимальный запас, который в количественном отношении равен сумме гарантийного и подготови тельного запасов.
В связи с вышесказанным основными задачами аудита и учета материально-производственных запасов являются:
- формирование фактической себестоимости запасов;
- правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;
- контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
- контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;
- проведение анализа эффективности использования запасов.
1.2 Требования МСБУ, МСФО, МСА по учету и аудиту материально-производственных запасов
Между правилами учета материально-производственных запасов (МПЗ) по МСФО и по российским стандартам бухгалтерского учета имеются различия.
Согласно международному стандарту МСФО 2 «Запасы», запасы - это активы, которые:
- предназначены для продажи в ходе нормальной деятельности;
- находятся в процессе производства для такой продажи;
- существуют в форме сырья и материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг.
В связи с этим запасы можно подразделить на три категории: сырье и материалы, незавершенное производство, готовая продукция и товары. Сравнивая отечественные стандарты с международными, можно сделать вывод, что определения МПЗ идентичны, по сути, во всех существенных аспектах. С вводом нового Плана счетов методология учета запасов приведена в соответствие с МСФО.
Основное отличие МСФО и РСБУ: в финансовой отчетности, составленной на основании МСФО, отражается стоимость всех готовых и незавершенных товаров. То есть вне зависимости от права собственности активы должны быть признаны запасами и учтены на балансе организации. В то время как по нынешнему российскому законодательству право собственности является обязательным условием для учета на балансе.
Также согласно РСБУ в бухгалтерской отчетности в составе запасов отражаются расходы будущих периодов. В МСФО такой статьи не предусмотрено ни одним стандартом. В какой-то мере расходам будущих периодов в международном учете соответствуют так называемые предоплаченные расходы, но отражаются они в составе выданных авансов. Также российские бухгалтеры показывают в запасах стоимость животных, которая оговаривается в МСФО (IAS) 41 «Сельское хозяйство».
В соответствии с МСФО 2 запасы должны оцениваться по наименьшей из двух величин — себестоимости или возможной чистой цене реализации. В международной практике данный порядок соблюдают, так как он позволяет лучше осветить положение дел компании для ее руководства.
На основании МСФО 2 себестоимость формируется из покупной цены, импортных пошлин, налогов (кроме тех возмещаемых), расходов на перевозку и обработку, а также из других затрат, связанных с приобретением. А вот торговые скидки, полученные уже после принятия запасов на учет, из себестоимости вычитаются.
Возможная чистая цена реализации — это то, что мы привыкли считать рыночной ценой, но за вычетом расходов на продажу. Снижение стоимости запасов отражается как резерв под обесценение в соответствии с МСФО (IAS) 37 «Резервы, условные обязательства и условные активы».
В МСФО 2 предусмотрены следующие способы, которыми можно списывать материально-производственные запасы.
1. Метод сплошной идентификации. Его используют в отношении запасов, которые не являются взаимозаменяемыми. То есть когда точно известно, какие МПЗ остались на складе, а какие переданы в производство или реализованы.
2. Метод ФИФО. Проданным запасам присваивают себестоимость первых по времени закупок. То есть стоимость запасов на конец периода определяется по ценам последних поступлений.
3. Метод средней стоимости — когда все запасы имеют одинаковую среднюю цену в периоде.
ЛИФО в международном учете отменен уже давно (с 1 января 2005 года), так как признан необъективным. Ведь в период роста цен из всех упомянутых способов метод ЛИФО дает самый низкий показатель чистой прибыли.
МСФО 2 разрешает рассчитывать среднюю стоимость с помощью периодической или непрерывной оценки.
С 1 января 2008 года вступил в силу приказ Минфина России от 26.03.2007 г. №26н (зарегистрирован в Минюсте России 12.04.2007 г. №9285) «О внесении изменений в нормативно- правовые акты по бухгалтерскому учету». Изменения коснулись Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. №34н, ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 г. №44н и Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 г. №119н.
Изменения разрабатывались Минфином России с целью совершенствования нормативно-правового регулирования в сфере бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и являются очередным шагом по выполнению задач, определенных в Концепции развития бухгалтерского учета на среднесрочную перспективу, в частности, задачи по более активному использованию Международных стандартов финансовой отчетности при формировании информации о деятельности хозяйствующих субъектов, полезной для принятия экономических решений заинтересованными внешними и внутренними пользователями.
В соответствии с указанными изменениями при отпуске материально-производственных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии начиная с 2008 года такой способ их оценки как по себестоимости последних по времени приобретения (ЛИФО) использоваться не может.
В связи с рассмотренными изменениями в учете материально-производственных запасов организациям потребуется уточнить учетную политику на 2008 год, а именно - выбрать соответствующий способ из разрешенных нормативно-правовыми актами по бухгалтерскому учету для оценки материалов при отпуске в производство и ином выбытии (по себестоимости первых по времени приобретения (ФИФО) или по средней себестоимости), ранее оцениваемых по способу ЛИФО, и применять его при списании материально-производственных запасов начиная с января 2008 года.
Обращаясь к историческому опыту отмены метода ЛИФО в МСФО – по МСФО 2 «Запасы» был предусмотрен перспективный характер изменения учетной политики, обозначавший, что с 1 января следующего года организация начинает применять новый метод оценки вместо ЛИФО и какой-либо пересчет остатков не производился. К сожалению, в тех изменениях, которые внесены в ПБУ 5/01, аналогичное разрешение отсутствует.
Кроме того, Приказом Минфина РФ №26н из ПБУ 5/01 исключен пункт 7. В нем говорится, что, когда предприятие самостоятельно создает материально-производственные запасы, их фактическая себестоимость определяется исходя из затрат, связанных с их производством. При этом принимается во внимание порядок, который организация установила для расчета себестоимости соответствующих видов изготавливаемой продукции. Однако такой порядок действовал только до 2008 года, так как с 2008 года данный пункт исключен из Положения по бухгалтерскому учету. Тем не менее, как поступать с 2008 года организации, создающей МПЗ самостоятельно, в приказе Минфина не сказано. Остается ждать официальных разъяснений.
1.3 Цель и основные принципы учета материально-производственных запасов
Целью аудиторской проверки материально-производственных запасов (МПЗ) является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей "Запасы" и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с МПЗ действующим в Российской Федерации нормативным документам. Это достигается проведением проверок на существенность, а также структур контроля и системы бухгалтерского учета и оценкой риска аудита, который зависит от характера запасов предприятия и их важности для бухгалтерских отчетов. Проверка запасов рассматривается как основная часть аудита на тех предприятиях, где их величина существенна.
В процессе проверки аудитор должен установить:
- реальность наличия и существования МПЗ;
- все ли операции с МПЗ, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в них представлены;
- является ли организация собственником всех МПЗ, т.е. имеются ли на них имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, - обязательствами;
- правильность оценки МПЗ и связанных с ними обязательств;
- правильно ли выбраны и применялись принципы учета МПЗ.
Информационной базой для проверки материально-производственных запасов являются:
1. Нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей.
2. Приказ об учетной политике.
3. Первичные документы по оформлению операций с МПЗ.
4. Организационно-правовые документы и материалы.
5. Бухгалтерская отчетность предприятия и бухгалтерские регистры по учету МПЗ.
Приступая к проверке, аудитору необходимо получить информацию о выбранных способах и методах учета по данному участку проверки. В соответствии с требованиями ПБУ 5/98 "Учет материально-производственных запасов" в приказе об учетной политике должна содержаться информация о методологических аспектах учета МПЗ:
- границы между основными средствами и малоценными и быстроизнашивающимися предметами (МБП);
- способы начисления амортизации МБП;
- порядок учета приобретения (заготовления) МПЗ;
- методы оценки МПЗ по их видам при списании.
Руководство организации-клиента зачастую недооценивает важность сведений, заложенных в учетной политике, хотя выбор того или иного учетного принципа предопределяет финансовый результат. Отсюда возможны различного рода манипуляции и нарушения. Наиболее распространенными из них являются несоблюдение или непоследовательность применения выбранных способов учета.
Первичные документы, которыми оформляют операции с МПЗ, зависят от видов и групп материальных ценностей, которыми владеет организация. Формы применяемых первичных документов должны содержать все необходимые реквизиты. К таким документам относятся: доверенности на получение материальных ценностей, приходные ордера, акты о приемке и списании материалов и МБП, лимитно-заборные карты, требования-накладные, товарно-транспортные накладные, товарные и материальные отчеты, карточки складского учета.
К организационно-правовым документам и другим материалам относятся:
- протоколы заседаний совета директоров, решения учредителей и других комиссий. Изучение этих документов для аудитора особенно важно, если при формировании или изменении величины уставного капитала организации в качестве вкладов были внесены сырье, материалы, МБП или товары, а так же, если дивиденды или доходы выплачивались материальными ценностями;
- отчеты аудиторов за прошлые годы;
- договоры на поставку сырья, материалов, товаров и т.д.;
- договоры о материальной ответственности.
Достаточно информативными могут оказаться беседы аудитора с персоналом клиента обо всех изменениях в структуре руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.
Информация для проверки операций с МПЗ содержится в бухгалтерской отчетности предприятия и бухгалтерских регистрах, в частности, в ф. N 1 "Бухгалтерский баланс" - показатели о МПЗ сгруппированы во втором разделе актива баланса; ф. N 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу" - разделы 3, 9; пояснительной записке, прилагаемой к балансу.
Бухгалтерские регистры по учету МПЗ могут быть различными. Это зависит от применяемых формы и способа ведения бухгалтерского учета на предприятии, а также от видов и групп имеющихся МПЗ. Но в любом случае аудитор должен проанализировать регистры синтетического и аналитического учета по счетам 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материалов", 16 "Отклонение в стоимости материалов", 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 13 "Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов", 40 "Готовая продукция", 41 "Товары", сальдовые ведомости, книги, карточки складского учета, материалы инвентаризаций.
Сбор аудиторских доказательств осуществляется путем проведения аудиторских процедур в три этапа.
1. Процедуры подготовки и планирования аудита.
1.1. Проверка начальных остатков.
1.2. Проверка соответствия остатков аналитического и синтетического учета и бухгалтерской отчетности.
1.3. Оценка применимости выбранной учетной политики организации и анализ правильности и последовательности ее применения.
1.4. Тестирование системы внутреннего контроля.
1.5. Выявление приоритетных направлений проверки исходя из особенностей деятельности аудируемого лица.
Завершаются процедуры подготовки и планирования аудита построением аудиторской выборки.
2. Процедуры, выполняемые в ходе проверки по существу.
Процедуры, перечисленные далее, выполняются раздельно для каждой группы МПЗ:
2.1. Проверка правильности проведения организацией инвентаризации МПЗ и отражения результатов инвентаризации в бухучете.
2.2. Проверка документального подтверждения прав собственности на МПЗ.
2.3. Анализ документов, подтверждающих обременение прав собственности на МПЗ.
2.4. Анализ движения МПЗ.
2.5. Проверка документального подтверждения операций по движению МПЗ, отраженных в бухучете:
2.5.1. проверка правильности оформления документов;
2.5.2. проверка полноты документального подтверждения хозопераций.
2.6. Проверка полноты отражения операций с МПЗ в бухучете.
2.7. Проверка правильности оценки МПЗ.
2.8. Проверка правильности формирования стоимости МПЗ при их приобретении (изготовлении).
2.9. Проверка правильности оценки МПЗ при их выбытии.
2.10. Проверка правильности отражения операций с МПЗ в бухучете.
2.11. Проверка полноты раскрытия информации о МПЗ в бухотчетности.
3. Заключительные процедуры.
3.1. Анализ ошибок, выявленных в ходе проверки,и их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.
3.2. Формирование мнения аудитора о достоверности показателей МПЗ в бухгалтерской отчетности.
Аудиторская проверка МПЗ позволяет минимизировать риск наличия существенных ошибок в бухгалтерской отчетности. Поэтому, приступая к проверке МПЗ, аудитору нужно выявить наиболее часто встречающиеся нарушения и с учетом этого выбрать необходимые процедуры проверки.
2. Аудит материально-производственных запасов
2.1 Краткая характеристика предприятия
ООО «Алтайпрофиль» создано в 1996 году Прусаковым Анатолием Степановичем и занимается производством, монтажом и установкой пластиковых окон и дверей.
Общество с ограниченной ответственностью «Алтайпрофиль» в дальнейшем Общество, создано в соответствии с Законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и зарегистрировано Постановлением администрации Ленинского района г. Барнаула № 153 от 05.05.96 г.
Сокращенное наименование Общества: ООО «Алтайпрофиль». Местонахождение: 656019, Российская Федерация, Алтайский край, Барнаул, ул. Юрина, 204-г.
ООО «Алтайпрофиль» имеет здание производственного цеха, где установлены машины, оборудование и станки; офисное помещение. Склад находится на территории производственного цеха, где хранится фурнитура и комплектующие. Выдачей материалов занимается кладовщик, с которым заключен договор о материальной ответственности.
Общество ведет бухгалтерский и статистический учет в установленном законодательством порядке и несет ответственность за его достоверность.
Основными видами деятельности Общества являются:
• производство и монтаж строительных конструкций и изделий;
• производство строительных материалов;
• оптовая и розничная торговля товарами;
• организация и проведение выставок, ярмарок, торгов, аукционов и т.д., открытие сети магазинов и торговых точек, как в РФ, так и за рубежом.
Фирма функционирует на рынке более 10 лет. В работе использует системы, базирующиеся на трехмерных, пятимерных профилях с уплотнением по всему периметру окна. Работает на импортном оборудовании. Приобретает комплектующие и профиля непосредственно у производителя, минуя посредников, дабы исключить лишние расходы.
По данным отчетов, предоставленных в органы статистики в 2005 году на предприятии среднесписочная численность работников составляла 40 человек, в 2006 году – 52 человека, 2007 года – 75 человек. Это обусловлено расширением производства и производственной необходимостью.
Применив методы анализа я выяснила, что в процессе производства наблюдается увеличение валового оборота (на 4,9%) по сравнению с предыдущим 2006 годом.
Полная инвентаризация материально-производственных запасов на предприятии проводится один раз в год, выборочная инвентаризация проходит один раз в месяц.
Бухгалтерский учет материалов осуществляется без применения счетов 15 и 16.
Из-за частой смены кладовщиков и в связи с расширением производства руководством ООО решено провести аудиторскую проверку материально-производственных запасов.
Все первичные документы продвижению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению производственных запасов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).
Учета материалов в бухгалтерии: в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывали на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые о6оротные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.
Более прогрессивным является оперативно-6ухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.
Ежедневно или в другие установленные сроки {как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей кладовщика в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).
После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.
Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением компьютеров можно осуществлять и посредством составления сортовых о6оролвых ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая о6оротная-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.
Изложенные варианты аналитического учета материалов с применением компьютеров имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.
В настоящее время разработано несколько вариантов программ учета производственных запасов с применением компьютеров, в которых эти проблемы успешно решены.
Формирование учетной стоимости МПЗ с использованием счетов 15 и 16 предполагает использование нормативных (плановых) цен МПЗ. По дебету счета 15 собираются фактические затраты на приобретение МПЗ, с кредита этого счета МПЗ списываются по нормативным ценам (аналогично счету 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)"). TЗP обособляются на счете 16, а затем присоединяются (при отрицательной разнице — сторнируются) к тем затратам или расходам, на которые списана стоимость выбывших МПЗ.
Д-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/А,
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"500 руб. (100 руб. - 5 ед.);
Д-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/В,
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 150 руб. (10 руб. 15 ед.);
Д-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/А,
К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами," 15 руб., 3 руб.;
Д-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/В,
К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" 25 руб., 7 руб.;
Д-т сч. 10 "Материалы"/А,
К-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/А
525 руб. (105 руб. 5 ед.);
Д-т сч. 10 "Материалы"/В,
К-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/В
180 руб. (12 руб.. 15 ед.);
Д-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/А,
К-т сч. 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"
7 руб. (525 руб. — 518 руб.);
Д-т сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/В,
К-т сч. 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"
2 руб. (182 руб. — 180 руб.).
Отклонения не списываются раздельно, поскольку аналитический учет по счету 16 ведется по Группам МПЗ с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений, а в нашем случае уровень отклонений одинаков (7 руб.: 525 руб. = 0,01 руб.; 2 руб.: 180 руб. = 0,01 руб.):
Д-т сч. 20 "Основное производство",
К-т сч. 10 "Материалы"/А 315 руб. (105 руб. 3 ед.);
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы",
К-т сч. 10 "Материалы"/А 210 руб. (105 руб. 2 ед.);
Д-т сч. 23 "Вспомогательные производства",
К-т сч. 10 "Материалы"/В 120 руб. (12 руб, 10 ед.);
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы",
К-т сч. 10 "Материалы"/В 24 руб. (12 руб. 2 ед.).
Сальдо по счету 10 показывает объем материалов на складе: 36 руб. (12 руб. 3 ед.) (для проверки: 525 + 180 — 315 — 210 -120 — 24 = 36 руб.).
Порядок распределения отклонений:
Д-т сч. 20 "Основное производство",
К-т сч. 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (красным) 2,23 руб. [5 руб. 315:(525 + 180)];
Д-т сч.. 08 "Вложения во внеоборотные активы",
К-т сч. 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (красным) 1,49 руб. [5 руб. 210:(525'+ 180)];
Д-т сч. 23 Вспомогательные производства",
К-т сч. 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (красным) 0,85 руб. [5 руб. 120: (525 + 180)];
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы",
К-т сч. 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (красным) 0,17 руб. [5 руб. 24: (525 + 180)].
Сальдо по счету 16 показывает объем отклонений, приходящийся на остаток материалов на складе: 0,26 руб. (5 — 2,23 — 1,49 — 0 85 — 0,17) (для проверки: 0,25 руб. [5 руб. 36: (525 + 180)], разница объясняется округлением).
В следующем месяце затраты, выявленные после принятия материалов к учету, присоединяются к общей сумме отклонений и распределяются вместе с ними.
Сальдо на счете 15 остается только по материалам, по которым не завершен процесс их заготовления. Затраты, признанные после принятия материалов к учету, и отклонения в доле, приходящейся на стоимость материалов на складе, отражаются в виде сальдо по счету 16. При заполнении баланса остатки по счетам 15 и 16 присоединяются к стоимости МПЗ.
Данная схема наиболее удобна при возможности прогнозирования стоимости МПЗ с достаточно высокой степенью точности: использование нормативных величин эффективно только в условиях стремления предприятия к минимизации отклонений. Если отклонения велики, то это свидетельствует либо о неточном формировании нормативных цен, либо о неэффективном приобретении материалов (снабженцы не укладываются в те лимиты и нормативы, которые им установлены).
В условиях отпуска МПЗ в производство "с колес", когда получены далеко не все расчетные документы и велика доля неотфактурованных поставок, эта схема является практически единственно приемлемой, поскольку позволяет принять МПЗ к учету по нормативным ценам, не ожидая формирования их фактической стоимости.
На первый взгляд, использование нормативных цен усложняет бухгалтерский учет МПЗ, поскольку вводит новый показатель — отклонения. Однако на самом деле этот способ значительно упрощает процедуру учета, так как исчезает необходимость формирования учетной стоимости путем отслеживания всех расходов, связанных с приобретением данной партии товаров или материалов. Учетная стоимость автоматически приравнивается к нормативным ценам, а все сопутствующие расходы без трудоемкой сортировки списываются на счет 15 (так как аналитика на счетах 15 и 16, в отличие от предыдущей схемы, строится в зависимости от соотношения учетной цены и величины отклонения по отдельным группам МПЗ). Поэтому учет по нормативным ценам удобен в случае, когда сложно привязать расходы к конкретным партиям МПЗ, чтобы скалькулировать их фактическую стоимость — когда затраты на транспортировку, услуги посредников и т. д. относятся сразу к нескольким партиям МПЗ.
Кроме того, важно, что списание МПЗ осуществляется по одной и той же учетной стоимости (нормативные цены принимаются на относительно продолжительный период времени), поэтому отпадает необходимость выбора способа списания запасов и выполнения достаточно трудоемких процедур по определению стоимости первых или последних закупок либо средней стоимости запасов.
Синтетический учет производственных запасов, принадлежащих организации, ведется на синтетических счетах материалов, животных на выращивании и откорме, Заготовления и приобретения материальных ценностей, Отклонения в стоимости материальных ценностей. Учет производственных запасов, находящихся в организации, но принадлежащих другим организациям, ведется на забалансовых счетах Товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материалов, принятых в переработку.
На предприятиях малого бизнеса все производственные запасы можно учитывать на одном синтетическом счете Материалов.
Как было отмечено выше, учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов непосредственно по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.
При этом способе учета поступление материалов отражают по дебету счета Материалов и кредиту счетов:
Расчетов с поставщиками и подрядчиками — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на добавленную стоимость) со всеми наценками посреднических и/или внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставленный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС) транспортных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;
Расчетов с подотчетными лицами — на стоимость материалов, приобретенных непосредственно должностными лицами и оплаченных из подотчетных сумм;
Вспомогательных производств — на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
Основного производства и/или Вспомогательных производств — на стоимость возвратных отходов; других счетов (например, Расчетов по краткосрочным кредитам и займам — при начислении процентов за кредит и займы).
Накопленные суммы списываются с кредита этого счета в дебет счетов:
- Заготовления и приобретения материальных ценностей — на расходы по заготовке сырья в перерабатывающих организациях;
- Материалов (субсчет “Строительные материалы”), где присоединяются к другим расходам.
- Со счета Заготовления и приобретения материальных ценностей фактическая себестоимость сырья в перерабатывающих организациях списывается в дебет счета Материалов.
Прибывшие от поставщиков материалы, по которым не поступили платежно-расчетные документы (неотфактурованные поставки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе.
Оприходование ценностей осуществляется по учетным ценам либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца расчетный документ не поступил, указанные поставки остаются в принятой оценке. В следующем месяце при поступлении расчетного документа стоимость неотфактурованных поставок в принятой оценке сторнируется и составляется новая запись по фактическим суммам, указанным в документах поставщиков.
Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.
Как было отмечено ранее, при приемке материалов от поставщиков могут быть выявлены излишки или недостачи по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным или договорным ценам. Затем служба снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное поручение на их стоимость.
Если при приемке обнаружена недостача или порча материалов, их стоимость отражают по дебету счета Расчетов с разными дебиторами и кредиторами (субсчет "Расчеты по претензиям") и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не показывают.
Аналитический учет поступления материалов зависит в значительной мере от выбора учетной цены. Если в качестве учетной цены применяют среднюю цену поставщика, то поступившие материалы (при учете непосредственно на счете Материалов) отражают на каждом аналитическом счете по этой цене. Наценки снабженческих организаций, комиссионные, таможенные пошлины, транспортно-заготовительных расходы и другие составляющие фактических расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете учета транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческо-сбытовых организаций.
Если производственные запасы оценивают по средней покупной цене или по плановой (нормативной) себестоимости, то поступившие материалы отражаются на каждом аналитическом счете по этим ценам, а разницу между фактической и средней покупной ценами либо плановой (нормативной) себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете Отклонения в стоимости материальных ценностей.
Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита счета Материалов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам.
При этом делают бухгалтерскую запись:
Д-т сч. Основного производства — материалы отпущены основному производству
К-т сч. Вспомогательных производств — материалы отпущены вспомогательным производствам.
Д-т сч. Общепроизводственных расходов, Общехозяйственных расходов и др. - в зависимости от направления расходов материалов
К-т сч. Материалов или других счетов учета материалов.
Выше был приведен широко применявшийся ранее способ учета производственных запасов по учетным ценам с отдельным отражением отношений фактических затрат по приобретению от стабильных учетных цен. Исчисление фактической себестоимости приобретенных материалов в разрезе каждого вида (однородной группы) - весьма трудоемкий способ ведения бухгалтерского учета. Поэтому в последнее время в официальных нормативных документах по организации учета производственных запасов рекомендован более рациональный способ оценки производственных запасов с применением счетов Заготовления и приобретения материальных ценностей и Отклонения в стоимости материальных ценностей.
Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами в производственных организациях создаются специализированные склады для хранения отдельных видов производственных запасов (основных материалов, топлива, запасных частей и др.). Кроме центральных складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов.
Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.
На складах (в кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо - и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.
На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык, который прикрепляется к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указываются наименование материалов, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.
Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортовым, осуществляют только в натуральном выражении.
Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следующие данные: номер склад», наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит; затем передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) в день совершения операций, после каждой записи выводя остаток материалов, Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии их запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения (менеджеров).
При небольшой номенклатуре материалов ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка складского учета.
В условиях компьютеризации и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически, составляемые машинограммы - ведомость движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов.
Однако в отличие от многочисленных карточек Машинограммы - ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.
Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно - заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором. указывают наименование и номера сдаваемых документов.
В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчетеи представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расходы материалов рассчитывают в бухгалтерии, где производят, кроме того, и таксировку отчета. При использовании материальных отчетов отпарит необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.
Первичные документы по поступлению и расходованию производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием производственных запасов.
Первичные документы по движению производственных запасов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений организации.
Материальные ресурсы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.
Для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон по поставкам запасов.
Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет служба снабжения (Маркетинговая служба). С этой целью в ней ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки, где отмечают
выполнение условий договоров о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др., Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.
Поступающие на предприятие материалы оформляются первичными учетными документами в следующем порядке.
Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное поручение или платежное требование (в двух экземплярах - один непосредственно покупателю, другой — через банк), товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной (при иногородней закупке) и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают к ответственному исполнителю по снабжению, который проверяет правильность их оформления; производит проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на расчетном или другом документе делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью ведется журнал учета поступающихгрузов, где указываются: регистрационный номер, дата записи, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, номер, дата и сумма счета, рад груза, номер и дата приходного ордера, акта о приемке либо запроса о розыске груза. В примечаниях делается отметка об оплате счета или отказе от акцепта.
Проверенные платежные документы из службы снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.
Экспедитор принимает на станции или непосредственно у поставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, при приемке груза от транспортной организации можно потребовать проверку груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к организации, из-за действия которой произошли указанные выше действия (к транспортной организации или поставщику).
Для получения материалов со склада одногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению (наименование, единица измерения, количество), При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает ответственному за хранение материальных ресурсов (заведующему складом, кладовщику), который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
Материальные ресурсы приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию