Правила оформлення документа

Зміст

1. Текст як реквізит документа

2. Оформлення сторінки

3. Оформлення титульної сторінки

4. Рубрикація тексту

4.1. Правила оформлення заголовків та підзаголовків

4.2. Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту

4.3. Виноски до тексту та правила їх оформлення

4.4. Правила оформлення бібліографії

4.5. Прийоми виділення окремих частин тексту

перелік літератури

1. Текст як реквізит документа

Текст — головний елемент документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів. Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Точним мовлення може бути за умови знання предмета-мовлення, знання мови, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.

Для багатозначних слів та омонімів основним джерелом точної передачі значення слова є контекст. Омоніми (слова, які звучать однаково, але мають різне значення) принципово відрізняються від багатозначних слів, бо їх значення не пов'язані між собою, а між значеннями багатозначного слова існують зв'язки.

У словниках багатозначні слова й омоніми подаються по-різному. Омоніми подаються окремими статтями і позначаються вгорі арабськими цифрами, наприклад:

блок ¹ — вантажопідйомний пристрій;

блок ² — технічний термін; використовується на будівництві;

блок ³ — об'єднання, угруповання.

Для ділового мовлення важливе явище синонімії, адже воно покликане якнайточніше відтворювати відтінки людської думки. Незнання синонімічних можливостей слова часто призводить до помилок. Уміле використання синонімів (слів, які мають близьке або тотожне значення, але відрізняються звучанням) робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок у значенні, стильову належність:

документи — ділові папери, папери, джерела, першоджерела;

думка — твердження, ідея, задум;

застосовувати — використовувати, запроваджувати;

реалізація – виконання, здійснення, втілення, проведення;

період — етап, епоха, ера, час, пора, вік, проміжок часу;

рішення — вирішення, розв'язання, розв'язок, ухвала, постанова, вирок, присуд.

Звичайно, багато слів-синонімів неважко розрізнити за значенням, як-от: робітник — працівник — співробітник .

Але, скажімо, замісник і заступник примусять замислитися щодо тотожності значень, бо замісник — це людина, яка тимчасово виконує чиїсь обов'язки, а заступник — офіційна назва постійної посади. Заступник працює водночас з керівником, а замісник — на місці відсутнього керівника.

Особливої точності й однозначності вимагають терміни (слова чи словосполучення, які називають явища, предмети спеціальних галузей людської діяльності). Значення термінів розкривається в тексті. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються представники різних галузей: аргумент, дослідження, теорія, визначення, фактор справа стимул. Але найчастіше терміни використовуються у певній сфері мовлення Наприклад, в адміністративно-діловій, циркуляр, акт, ухвала, формуляр, бюджет, протокол тощо. У справочинстві не бажані нестандартні терміни, оскільки вони утруднюють складання і розуміння ділових паперів.

Отже, до термінів ставляться такі вимоги:

1) повинен мати форму, зафіксовану в словнику;

2) має вживатися з одним значенням;

3) утворюючи похідні форми, слід дотримуватися літературних норм і не робити цього на власний розсуд;

4) якщо значення терміна викликає сумніви, слід звернутися до тлумачного словника.

Під час складання ділової документації певні труднощі викликають пароніми (спільнокореневі слова, схожі за вимовою і будовою, але різні за значенням). Незначна різниця у вимові ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання слова. Тому щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Так, скажімо, необізнаній людині важко розрізнити значення прикметників, що мають спільний корінь: споживний — споживчий — споживацький . Насправді ж кожна лексема має своє значення: споживний — той, що придатний для споживання, їстівний: поживні речовини, споживчий — який служить для задоволення потреб споживання споживчий ринок; споживацьким — властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.

З точністю мо

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать