Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Черкаський державний бізнес-коледж

Циклова комісія економіки, комерції та бухгалтерського обліку

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

"Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів."

Виконав: студент

заочного відділення

Перевірила викладач

Борисенко О.І.

Черкаси2006

План:

1. Збереження документів

2. Скласти і оформити діловий лист (№8)

3. Взаємозв’язок атестації та економічного успіху підприємства

4. Опишіть систему заходів щодо роботи зі співробітниками, що звільняються з ініціативи адміністрації та при звільненні співробітника з власної ініціативи

Список літератури

1. Збереження документів

Оперативне зберігання документів. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярія чи призначена для цього особа.

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігають за місцем формування у справи (на великих установах доцільно зберігати справи у канцелярії). Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують у відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і прав забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальність за документацію.

Справи повинні знаходитися у робочих кімнатах або у спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються , чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органа несе відповідальність за їх зберігання.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігають на загальних підставах.

Стороннім установам справи видаються з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.

Підготовка справ до наступного зберігання використання. Підготовка справ до наступного зберігання використання передбачає такі види робіт:

• експертиза цінності документів;

• оформлення справ;

• складання справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.

Відбір документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Після затвердження актів документи і вправи, відібрані до знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарчій службі або установам по заготівлі вторинної сировини.

Оформлення обкладинки справи. Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведення і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справи.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (є документи за _____ роки).

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису фонду.

Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконують чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Складання описів справ. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особов

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать