Виды деловых писем 2

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области

ГОУ СПО СО «Уральский колледж строительства архитектуры предпринимательства»

Реферат

по дисциплине «деловое общение»:

Деловая переписка

Выполнил студент

Преподователь

п. Бобровский

2009г.

Содержание

1. Виды деловых писем …………………………………………………………..3

2. Оформление делового письма ………………………………………………..3

3. Стандартные фразы деловой переписки …………………………………...5

4. Структура делового письма ………………………………………………….7

4.1 Обращение……………………………………………………...……………8

4.2 Преамбула……………………………………………………………………8

4.3 Основной текст………………………………………………………………8

4.4 Заключение…………………………………………………………………..9

4.5 Подпись………………………………………………………………………9

4.6 Постскриптум………………………………………………………………..9

4.7 Приложения…………………………………………………………..……..10

5. Этические нормы деловой переписки ……………………………………...10

6. Образцы писем …………………………………………………………………11

6.1 Благодарность………………………………………………………………..11

6.2 Гарантийное письмо…………………………………………………………13

6.3 Информационное письмо……………………………………………………15

6.4 Письмо-запрос………………………………………………………………..16

6.5 Письмо-ответ…………………………………………………………………16

6.6 Письмо-подтверждение……………………………………………………...18

6.7 Письмо-претензия……………………………………………………………19

6.8 Поздравление…………………………………………………………………19

6.9 Пресс-релиз………………………………………………………………...…20

6.10 Приглашение…………………………………………………………………20

6.11 Резюме……………………………………………………………...………...21

6.12 Рекомендательное письмо…………………………………………………..22

6.13 Соболезнование……………………………………………………………...23

1. Виды деловых писем

Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю.

Внешняя	Внутренняя
Официальная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.
Личная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:

на бумажных носителях;

по электронной почте.

Свой реферат я посвящу правилам ведения внешней деловой переписки на бумажных носителях.

Обычно правила внутренней официальной и личной переписки каждая организация устанавливает самостоятельно, поэтому мы не будем разбирать их.

2. Оформление делового письма

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

название организации;

физический адрес организации;

телефон и факс;

web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.Пример:Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.Пример:

Генеральному директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать