Документирование и делопроизводство в ООО "Автоэлемент"
1. Структуры и функций делопроизводственной службы Производственная практика проходила в секретариате ООО «Автоэлемент», производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт автомобильных фильтров и фильтрующих элементов на весь спектр автотракторной техники. Структура компании ООО «Автоэлемент» включает в себя следующие отделы: отдел маркетинга и рекламы, отдел ЭВТ, секретариат и бухгалтерию, отдел контроля качества продукции, конструкторский отдел, отделы снабжения и сбыта. Делопроизводственная служба Управления компании представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников. Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО «Автоэлемент» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Занимаемая должность – помощник секретаря руководителя, предусматривала как знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. 2. Документирование деятельности организации В ООО «Автоэлемент» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив. ООО «Автоэлемент» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Автоэлемент». Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками других структурных подразделений. Приказы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства компании. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию. После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Автоэлемент» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании. В ООО «Автоэлемент» составляется лист рассылки по филиалам и представительствам. Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Автоэлемент» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «Автоэлемент» установлен определенный порядок визирования приказов. После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы компании, адресатам, на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы ООО «Автоэлемент». Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ООО «Автоэлемент». Положение об ООО «Автоэлемент» состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции ООО «Автоэлемент»», «Структура и штаты компании», «Руководство компании», «Права и ответственность», «Контроль, проверка и ревизия деятельности компании»). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Автоэлемент», должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству. Поскольку секретариат ООО «Автоэлемент» оснащен компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook. Также секретариатом используются такие специальные программы, как «1 С бухгалтерия», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем отдела компании, и утверждаются директором ООО «Автоэлемент» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат хранит издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел ООО «Автоэлемент». 3. Организация документооборота компании Движение документов в ООО «Автоэлемент» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООО «Автоэлемент» состоит из следующих этапов: – приема и первичной обработки; – предварительного рассмотрения и распределения; – регистрации документов; – направления на исполнение и исполнения документов; – оформления и удостоверения документов; – отправки. На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами. 4. Прием и отправка Прием и отправка документов в ООО «Автоэлемент» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте. Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО «Автоэлемент» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта. 5. Регистрация На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю ректора или проректора. Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «Автоэлемент», имеют директор и зам. директора. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело. Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям В ООО «Автоэлемент» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии). Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО «Автоэлемент» и т.д. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета. В ООО «Автоэлемент» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета. 6. Контроль исполнения Контроль исполнения в ООО «Автоэлемент» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.
Внимание, отключите Adblock
Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы! Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!
Отчеты по практике1. Структуры и функций делопроизводственной службы Производственная практика проходила в секретариате ООО «Автоэлемент», производственной компании,
Оценок: 259 (Средняя 5 из 5)
Одними из наиболее популярных услуг на рынке IT-технологий являются создание и продвижение лендингов. Они способны положительно влиять на деятельность любого бизнес-проекта в интернете. Судя по многочисленным отзывам, заказавшие создание лендингов люди ни разу не пожалели о потраченных деньгах. Они вложили в будущее, которое неразрывно связано с интернетом. Всё больше и больше предпринимателей обращаются к услугам разных агентств, веб-студий, чтобы заказать создание лендинга у профессионалов.