Делопроизводство в бухгалтерском учете

Содержание

Введение

1 Требования к бланкам документов

2 Порядок организации документооборота

3 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3.1 Приходный кассовый ордер

3.2 Объявление на взнос наличными

3.3 Платежные поручения

3.4 Доверенность

3.5 Счет-фактура

3.6 Авансовый отчет

4 Порядок хранения первичных документов и учетных регистров

Литература

Введение

В своей работе федеральные органы исполнительной власти руководствуются типовой инструкцией, которая разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органов исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

Ответственность за правильную организацию и постановку делопроизводства в структурных подразделениях Отделения Федерального Казначейства возлагается на его руководителя.

Деятельность Отделения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу.

Отделение Федерального Казначейства издает следующие ненормативные правовые акты: приказы, указания, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и иные документы в соответствии с их компетенцией.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливают единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

1 Требования к бланкам документов

Документы изготавливаются на бланках и должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А 4 (210?297 мм) и. А 5 (148?210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Они изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки документов Отделения Федерального Казначейства с изображением Государственного Герба Российской Федерации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

- угловой (приложение 1);

- продольный (приложение 2).

Для Отделения Федерального Казначейства устанавливают следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

1. Общий бланк;

2. Бланк письма;

3. Бланк конкретного вида документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2 Порядок организации документооборота

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя. График устанавливает в Отделении рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники Отделения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

3 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1 Приходный кассовый ордер

Любое поступление наличных денег в кассу Отделения, в том числе и по чеку, оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Ордер состоит из двух частей: непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к приходному кассовому ордеру.

Прием наличных денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Лица, вносящие наличные денежные средства, представляют в бухгалтерию сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т.п.), отражающие совершение хозяйственных операций.

На основании представленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которые подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

После получения наличных денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему немедленно подписываются кассиром, а квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом).

После завершения хозяйственной операции кассир гасит приходный кассовый ордер и прилагаемые к нему документы специальным штампом «Получено» с указанием даты (числа, месяца и года) и ставит свою подпись.

Порядок заполнения реквизитов приходного кассового ордера и квитанции к нему приведен в таблице 1.

Таблица 1.

Наименование реквизитов	Содержание записей
По ОКПО	Указывается присвоенный организации код ОКПО
Организация	Указывается наименование организации.
Структурное подразделение	Указывается наименование структурного подразделения организации (если приходный кассовый ордер выдается структурным подразделением)
Номер документа	Указывается очередной порядковый номер документа в соответствии с принятой в организации системой нумерации приходных кассовых ордеров.
Дата составления	Указывается дата составления ордера в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Принято от	Указывается наименование организации или ФИО физ.лица – источника поступления наличных денежных средств.
Основание	Указывается содержание хозяйственной операции
Сумма	Указывается сумма полученных наличных денег (рубли – прописью, копейки – цифрами). Свободное место после суммы рублей прописью до слова руб. прочеркивается одной линией.
В том числе	По данной строке должна указываться сумма НДС цифрами в случае, если по приходному ордеру оформляется поступление выручки от покупателей и заказчиков. Если продукция, работы, услуги не облагается НДС, то делается запись «без налога (НДС)».
Приложение	По данной строке перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Главный бухгалтер	Ставится подпись главного бухгалтера, и указываются его фамилия и инициалы по строке «расшифровка подписи»
Получил кассир	Ставится подпись кассира, и указываются его фамилия и инициалы по строке «расшифровка подписи».
М.П. (штампа)	В квитанции перед подписями главного бухгалтера и кассира необходимо указать дату получения наличных денег и заверить квитанцию печатью (штампом) организации.

3.2 Объявления на взнос наличными

Объявления на взнос наличными составляется по установленной ЦБ РФ форме №0402001 и подписывается лицом, вносящим деньги в банк.

Объявление на взнос наличными представляет собой комплект из трех документов (частей): непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера, которые заполняются практически одинаково.

Операционный работник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявления на взнос наличными в кассу банка.

Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него денежные средства.

После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег.

Полученная вносителем денег квитанция представляется им в кассу организации и служит подтверждением получения банком наличных денежных средств от организации.

Порядок заполнения реквизитов объявления на взнос наличными приведен в таблице 2.

Таблица 2.

Наименование реквизитов	Содержание записей
Указание даты внесения денежных средств.	Во всех трех частях объявления указывается дата внесения денежных средств в кассу банка в формате – число, месяц прописью, год.
От кого	Во всех трех частях объявления указывается наименование организации, вносящей наличные денежные средства в кассу банка.
Банк получателя	Во всех трех частях объявления указывается наименование банка организации – получателя денежных средств
Получатель	Во всех трех частях объявления указывается наименование организации, на расчетный счет которой должны быть зачислены вносимые денежные средства.
Для зачисл.на счет №	Во всех трех частях объявления указывается № расчетного счета организации – получателя денежных средств.
Сумма цифрами	Во всех трех частях объявления указывается цифрами сумма вносимых в банк денежных средств в рублях и копейках.
Сумма прописью	В двух первых частях объявления указывается сумма вносимых наличных денег (рубли – прописью, а копейки при их наличии – цифрами). Свободное место после сумму рублей прописью до слова руб. подчеркивается двумя линиями.
Источник взноса	Во всех трех частях объявления указывается источник взноса
Подпись вносителя	Только в первой части объявления ставиться подпись лица, вносящего деньги в банк.

Все остальные реквизиты заполняются обслуживающим банком: на всех трех частях объявления проставляется номер, в соответствующих местах проставляются подписи работников банка, а на квитанции проставляется печать банка.

3.3 Платежное поручение

Расчеты платежными поручениями применяются организациями – плательщиками при списании денежных средств со счета и их перечислении на счет получателя средств.

Платежными поручениями могут производиться:

а) перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

б) перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

в) перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;

г) перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Платежное поручение – это расчетный документ, содержащий распоряжение владельца счета обслуживающему банку о переводе определенной денежной суммы на счет получателя средств, открытый в этом или в другом банке.

Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности:

в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования;

в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

в пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Платежное поручение составляется на бланке формы № 0401060.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию