Автоматизация процесса составления и печати писем

Содержание

Введение

1. Описание предметной области

2. Бизнес- процесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации

3. Бизнес – процесс при автоматизированном выполнение работы заполнения и печати писем руководителю организации

4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы

Заключение

Список использованных источников

Введение

Автоматизация любого процесса в университете и на кафедре значительно упрощает ряд рабочих процессов и повышает их эффективность.

Положительное влияние автоматизации проявляется в экономии времени и так же уменьшает количество допускаемых ошибок.

Автоматизация процесса написания письма руководителю организации, в которую будет направлен студент, значительно облегчит работу по направлению распределения студентов на практику.

В итоге это приведет к улучшению условий работы и качества ее выполнения.

Актуальность данной темы заключается в том, что за один год на одной кафедре выпускается более 1000 таких писем ежегодно, и каждый раз секретарю или руководителю практики требуется вводить часто повторяющиеся данные из года в год, причем студенты в основном не являются обязательными и необходимые документы приносят не во время, из-за этого весь процесс занесения данных приходится пвторять.

Цель данной курсовой работы автоматизации процесса составления и печати писем по предмету практики студентов руководителю организации ил предприятия.

Задачи курсовой работы:

1) описание предметной области;

2) бизнес-процес при ручном выполнении работы;

3) бизнес-процес при автоматизированном выполнении работы;

4) описание базы данных;

5) пошаговое выполнение работы.

1. Описание предметной области

Одной из важнейших проблем, существующих в высших и средне-специальных учебных образованиях и работающих в данной сфере, а именно, преподавателей, секретарей, ассистентов, является автоматизация одного вида из деятельности кафедры по распределению студентов на практику. Именно здесь решается вопрос о распределении студентов, либо кафедра сама распределяет, либо студенту приходится самостоятельно искать себе место прохождения практики, при втором варианте процесс выдачи писем еще более усложняется из-за увеличения вариативности.

Процесс распределения на практику включается в себя следующие задачи:

1) формирования списка студентов распределяемых на практику их паспортные данные;

2) описание факультета, специальности специализации студента, курса обучения;

3) описание предприятия, руководителя;

4) назначение срока практики, дата начала и окончания;

5) описывается руководитель данного студента его научная степень;

6) дата составления письма.

Автоматизация работы кафедры обеспечит значительное сокращение времени составления писем, отправления и повышает репутацию определенной кафедры.

Конечно, это не решит полностью проблем с задержкой выдачи писем и до конца не освободит работников от проведения одинаковых повторяющихся операций. Но система позволит упорядочить хотя бы процесс выдачи таких писем.

В связи с необходимостью автоматизации данной области, оптимальным является автоматизация выдачи писем в Microsoft Excel, с помощью макросов и конечно специалиста. Так как доверить самостоятельно студентам заполнять подобные договора не является возможным.

2. Бизнес- процесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации

Типовые функции работника кафедры связаны:

- с поиском (вводом нового) студента в существующей базе;

- отражением изменений, таких как паспортные данные, факультет, специальность, специализация;

- составления документа для печати и отправки на предприятие руководителю практики.

Наиболее рутинным является процесс оформления документа, поэтому его и будет эффективнее всего автоматизировать. Обычный рутинный процесс выдачи писем для прохождения практики на рисунке 1.

Недостатками данного процесса является:

- большой объем затраченного времени;

- очередь на получение таких писем студентами;

- задержки по отправке в нужное время;

- большое количество ошибок при воде данных;

- не обязательность работников.

Даже если есть возможность просто копировать данные и вставлять в нужные ячейки, это будет занимать не меньше времени чем ручной ввод данных.

Рисунок 1 – Ручной процесс выдачи писем практикантам

3. Бизнес – процесс при автоматизированном выполнение работы заполнения и печати писем руководителю организации.

При автоматизированном выполнении данной работы сокращается количество совершаемых операций, благодаря использованию макросов в Microsoft Excel. Сокращается количество затраченного времени. Сокращается число допускаемых ошибок. Освобождается время для выполнения другой важной кафедральной работы, или время личного отдыха, повышается работоспособность и настроение от быстрой и эффективной выполненной работы.

Автоматизированный процесс будет выглядеть следующим образом, рисунок 2.

При этом сокращается время не только на заполнение одной и той же информации в различных источниках – заполненные в базе данные о студенте и автоматическое заполнение в письмо при выборе его фамилии из списка, или порядкового номера из журнала, п

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать