Процессы автоматизации учета компьютерного парка как основы оптимизации управления аппаратным

Содержание
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Учет аппаратного обеспечения на предприятии как объект автоматизации
1.1 Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности инженера отдела АСУ
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.3 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи и выбор технологии проектирования
1.4 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.5 Развернутая постановка целей, задачи и подзадач автоматизации
Глава 2. Обоснование проектных решений и проектирование системы
2.1 Выбор средств программирования
2.2 Моделирование ИСУАО
2.3 Используемые классификаторы и системы кодирования
2.5 Проектирование базы данных
2.6 Описание программной реализации
2.7 Результаты реализации проекта
Глава 3. Организация работ по разработке системы
3.1 Разработка и описание проекта автоматизации, плана-графика автоматизации
3.2 Графическое отображение сетевой модели
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Современные мировые тенденции в развитии информационных технологий кардинально изменяют их роль в развитии бизнеса компаний. Департаменты информационных технологий переходят из роли глубокого сопровождения в статус партнеров, способных предоставить качественно новые возможности для ведения бизнеса и реализации конкурентных преимуществ на рынке. А это означает, что во-первых, планирование развития ИТ в компании должно быть тесно связано с планами развития компании; во-вторых, кардинально изменяются подходы к оценке эффективности функционирования IТ-департаментов.
Существующие подходы к оценке эффективности и значимости информационных технологий связаны в первую очередь с характеристиками отдельных функциональных компонент (производительность сетевого оборудования, эффективность использования компьютерного парка и т.п.). Единственный выход - наличие подходов, позволяющих обеспечить единое понимание роли IТ в развитии бизнеса, спланировать его развитие и обеспечить контроль за достижением поставленных целей. Решение этих задач возможно только на основе автоматизации учета использования IТ-ресурсов компании, как основе для всестороннего анализа и оперативного управления этими ресурсами.
Широкое внедрение информационных технологий для управленческого учета ставит перед службами АСУ предприятий требования быстрого и четкого реагирования на изменения в потребностях в оргтехники на предприятии, на обеспечении ее бесперебойного функционирования и эффективного использования. Выполнение этих функций связано с необходимостью полной и оперативной информации о состоянии компьютерного парка предприятия. Такая информация может быть получена при автоматизированном ведении учета поступления, размещения, ремонтов оргтехники. Такая информация нужна не только начальнику отдела АСУ, но и руководству, работникам бухгалтерии, плановому отделу. Это указывает на актуальность темы данной дипломной работы.
Целью данной работы является выбор направления автоматизации рабочего места инженера отдела АСУ и разработка программных решений по созданию автоматизированного рабочего места по учету аппаратного обеспечения предприятия.
Объектом исследования в данной работе является организация бизнес-процессов на рабочем месте инженера отдела АСУ предприятия ООО «Эком».
Предметом проектирования в работе являются процессы автоматизации учета компьютерного парка как основы оптимизации управления аппаратным обеспечением на предприятии по критерию минимизации затрат и максимизации эффективности ее использования на предприятии.
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
- изучение предметной области и выявление недостатков существующей организации обработки информации на рабочем месте инженера отдела АСУ по аппаратному обеспечению;
- разработка постановки задачи автоматизации;
- анализ существующих программные средства автоматизации учета аппаратного обеспечения и обоснование выбора средств проектирования;
- обоснование выбора основных проектных решений;
- разработка всех видов обеспечивающих подсистем;
- обоснование экономической эффективности проекта.
В работе использованы как общенаучные методы исследования (анализ, синтез, системный подход), так и методы структурного моделирования экономических процессов с помощью Case-средств (BPWin).
При написании работы использовались стандарты по проектированию программного обеспечения и оформлению программной документации, учебные материалы по моделированию и проектированию программных средств, справочная система среды программирования Delphi 7.0 и СУБД Access, информационные материалы сети Интернет.
Полученные результаты работы могут быть использованы для автоматизации учета парка компьютерной техники исследуемой фирмы и других предприятий.
Глава 1. Учет аппаратного обеспечения на предприятии как объект автоматизации
1.1 Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности инженера отдела АСУ
Основу моделирования деятельности предприятия или его структурной единицы составляет графический язык описания бизнес процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Цель модели AS-IS определение наиболее слабых и нерациональных участков работы предприятия. Для изучаемого объекта модель AS-IS была построена на основе изучения документооборота организации, опроса работников предприятия.
Обобщенная модель AS-IS деятельности ООО «Эком» приведена на рис. 1.1, 1.2.
Концептуальная диаграмма «Деятельность предприятия» представляет собой самое общее описание деятельности организации и ее взаимодействия с окружающей средой. Она нужна для того, чтобы представить, какое место занимает деятельность инженера АСУ в общей деятельности организации.
Деятельность отдела АСУ относится к деятельности по обеспечению предприятия необходимым оборудованием, средствами производства и управления. В связи со спецификой деятельности на предприятии имеется большое количество компьютерной техники различного уровня сложности и качества (более 60 единиц). Вопросами технического обслуживания парка компьютерной техники занимается отдел технического обеспечения (ОТО). Техническое обслуживание парка оргтехники предприятия включает замену сломавшихся компьютерных плат, профилактическое обслуживание компьютеров, замену износившихся картриджей на принтерах и ксероксах, обновление картриджей (добавление порошка, замена ленты) и пр.

Рисунок 1.1 – Концептуальная диаграмма деятельности предприятия
Рисунок 1.2 – Детализация концептуальной диаграммы предприятия

В круг обязанностей инженера АСУ входит решение широкого круга разнообразных задач, связанных с учетом самых разнообразных ресурсов компьютерного парка и расчетом тех или иных параметров по ним:
- учет закупки оргтехники и расходных материалов к ней;
- постановка оргтехники на учет и списание;
- учет перемещения техники по подразделениям предприятия;
- учет производимых ремонтов, замены частей, профилактики;
- учет заправки принтеров, ксероксов и другого печатающего оборудования;
- учет картриджей и их заправка;
- учет закупки и выдачи расходного материала в подразделения предприятия;
- получение всевозможных отчетов и аналитических форм;
- планирование деятельности службы обслуживания оргтехники.
Таким образом, функциональную модель деятельности инженера АСУ можно представить с помощью следующей модели, изображенной на рис. 1.3.

Рисунок 1.3 – Функциональная модель деятельности отдела АСУ

Основные участники процесса учета, анализа и планирования оргтехники на предприятии:
- инженер по обслуживанию оргтехники;
- менеджер по закупке материальных ресурсов;
- бухгалтер;
- заведующий отделом обслуживания оргтехники.
В настоящее время на предприятии один сотрудник может выполнять несколько ролей, например инженер по обслуживанию оргтехники может совмещать функции обслуживания оргтехники с функциями закупки оборудования и комплектующих изделий.
Поскольку учет оргтехники инженером АСУ ведется не только по компьютерам, но и по его комплектующим и установленному программному обеспечению, то инженеру АСУ приходится вести большой объем учетной информации, для чего он использует в настоящее время табличный редактор Excel. Как результат, учет инженером АСУ ведется неполный, не все операции по замене запчастей своевременно регистрируются. Отсутствуют аналитические возможности, что не позволяет эффективно размещать и использовать имеющиеся ресурсы оргтехники.
Отсутствие средств автоматизации учета парка ресурсов оргтехники не позволяет в полном объеме проводить своевременный учет и контроль состояния ресурсов компьютерного парка. Отсутствие аналитических возможностей в существующей системе учета ресурсов компьютерного парка лишает руководство возможности аргументировано планировать обновление и расширение компьютерного парка – оно выполняется от случая к случаю и необоснованно.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
Отдел АСУ проводит работы по созданию, эксплуатации и развитию автоматизированных систем управления совместно с другими отделами предприятия. Бизнес-процессы отдела АСУ были промоделированы, а модели приведены в приложении 1.
Взаимодействие, отдела осуществляется по следующим каналам:
- с руководителями ООО «Эком» и другими предприятиями через директора и начальника отдела АСУ;
- с подрядными и сторонними организациями - через начальника отдела АСУ;
- с отделами предприятия – непосредственно через самих сотрудников и начальника отдела АСУ, в соответствии с должностным уровнем лиц, обменивающихся информацией.
При внедрении и эксплуатации задач отдела АСУ взаимоотношения с подразделениями предприятия осуществляются на основе совместно составленных планов, графиков работ, инструкций по передаче, обработке и выдаче информации и т.п., в которых определены порядок и сроки выполнения конкретных работ, а также ответственность сторон за качество и достоверность представляемой информации.
Взаимодействие отдела АСУ с обеспечивающими отделами ООО «Эком» осуществляется в соответствии с их функциями наравне со всеми технологическими подразделениями предприятия.
Для совершенствования системы управления отдел АСУ получает от отделов и руководства ООО «Эком»:
- заявку на автоматизацию функций управления (основанием для разработки и внедрения задач служит утвержденная руководством станции заявка с обоснованием необходимости и экономической целесообразности автоматизации функции управления);
- систематизированные данные, необходимые для совместного составления технического задания на разработку, информацию, необходимую для решения задач, по установленной форме;
- согласованные с отделом АСУ и утвержденные руководством предприятия предложения по модернизации и совершенствованию задач в связи с изменением технологии расчета, форм первичного, либо выходного документа;
- сведения о деятельности технологического подразделения, необходимые для анализа, развития и функционирования АСУ, а также предложения по развитию системы;
- при сдаче программ в промышленную эксплуатацию отдел производит в необходимом объеме занятия с представителями подразделений-пользователей. При текущей эксплуатации программ отдел АСУ оказывает необходимую помощь и консультацию.
Инженер по техническому обслуживанию и ремонту средств вычислительной техники находится в отделе АСУ. Его прямым начальником является начальник отдела АСУ. В основные обязанности инженера по техническому обслуживанию и ремонту средств вычислительной техники входит:
- анализ текущего состояния парка ВТ – парк вычислительной техники на предприятии постоянно обновляется и модернизируется, существует необходимость его постоянного обслуживания и ремонта. Все эти действия необходимо совершать своевременно и в предельно короткие сроки, во избежание простоев в работе предприятия;
- учет всей вычислительной техники предприятия – каждый отдел на предприятии обладает своими определенными средствами вычислительной техники. Кроме того, эти средства различны по комплектации, вычислительной мощности и программному обеспечению для отделов предприятия. Инженер по техническому обслуживанию и ремонту ведет учет всех средств ВТ и ПО, установленного на них, с целью быстрого поиска необходимой для него информации по каждой единице ВТ, а так же для сверки и создания отчетов об имеющемся оборудовании;
- ремонт неисправной техники – неисправные средства ВТ инженер по техническому обслуживанию и ремонту транспортирует в мастерскую, а на место сломанной единицы по возможности производит замену из резерва средств ВТ отдела АСУ, занося инвентарные номера в журнал ремонта. В мастерской он производит осмотр поломки и принимает решение о том, сдать ли эту единицу вычислительной техники в мастерскую обслуживающего предприятия по гарантии, произвести ремонт самостоятельно или ее списать, опять же занося свое технически обоснованное решение в отчет о проделанной работе;
- сдача неисправной техники в ремонт по гарантии – гарантийное обслуживание средств вычислительной техники является первоочередным способом устранения поломок. Для этого инженер по техническому обслуживанию и ремонту проверяет гарантийный срок неисправной единицы ВТ, связывается с поставщиком или организацией обслуживающей данную единицу ВТ, отправляет ее на ремонт, занося в журнал срок сдачи неисправной единицы ВТ в ремонт и срок ее получения обратно;
- своевременная модернизация и обновление вычислительной техники – модернизация вычислительной техники на предприятии производится достаточно регулярно, что приводит к увеличению производительности систем в целом и способствует ускорению долговременных вычислительных операций. К примеру, рендеренгу в 3D Studio Max или обработке объектов в AutoCad, которые требуют достаточно больших мощностей от средств ВТ. К тому же быстрое моральное старение средств вычислительной техники приводит к необходимости ее обновления. Все обновления и элементы ВТ подвергаемые модернизации, заносятся в общую книгу учета средств вычислительной техники, с помощью которой и производится в дальнейшем поиск и определение текущей конфигурации персональных компьютеров, периферийных устройств и оргтехники;
- профилактические мероприятия – проводятся регулярно, для своевременного выявления слабых узлов в средствах вычислительной техники, замены программного обеспечения, пополнения расходных материалов, предотвращения размножения вирусов и создания резервных копий документов и персональных настроек работников предприятия;
- анализ и своевременное пополнение комплектующих и расходных материалов на складе – осуществляется постоянно и требует ежедневного пересчета и анализа имеющихся комплектующих и расходных материалов, заявок на смену расходных материалов, резерва и складских ресурсов. А так же инженер по техническому обслуживанию и ремонту ведет учет всех имеющихся в наличии комплектующих и расходных материалов, заявок и составляет графики их замены на предприятии;
- установка программного обеспечения на новые и модернизированные машины – все новые и модернизированные средства вычислительной техники нуждаются своевременной установке средств программного обеспечения, а эксплуатирующиеся на предприятии в обновлении и замене средств ПО. К тому же каждый отдел на предприятии обладает своим собственным набором средств программного обеспечения. Если, к примеру, для секретаря достаточно иметь у себя на вычислительной машине комплект из Microsoft Windows, Office и еще пары утилит, то для бухгалтерии этого недостаточно, и им необходимо в дополнение к этому иметь еще и целый набор бухгалтерских программ. Поэтому по мере выхода нового программного обеспечения инженер по техническому обслуживанию и ремонту обновляет ПО у сотрудников предприятия и ведет списки ПО установленного на машинах сотрудников.
В данное время работа инженера по техническому обслуживанию и ремонту аппаратного обеспечения автоматизирована только частично. База данных «ТЕХ» не обеспечивает должного уровня автоматизации технических средств. В процессе составления списков вычислительной техники приходится использовать множество бумажных документов. Учет техники ведется в тетради, а отчеты выполняются в ручную на Microsoft Word 2000. Анализ состояния парка вычислительной техники частично выполняется на программе Microsoft Excel 2000. Входная информация для составления списков и отчетов передается из паспортов технических средств, гарантийных талонов и непосредственной сверки комплектующих и программного обеспечения.
Для формирования выходных форм и отчетов приходится контролировать корректность большого количества параметров. В частности приходится вручную сверять правильность ввода наименований и серийных и инвентарных номеров. И только убедившись в отсутствии недопустимых нарушений, вручную создаются отчетные документы.
Составление полного и исчерпывающего списка средств вычислительной техники очень важно для последующего отслеживания ее передвижения по предприятию и ремонтным организациям, так как неверный учет может привести к потере некоторых комплектующих с последующим увеличением затрат на дальнейшее обслуживание определенной единицы вычислительной техники.
Особенно важна своевременная замена расходных материалов и постоянное пополнение их на складе. Так как простои в работе предприятия, складывающиеся из несвоевременности их замены и отсутствия в наличии некоторого запаса на складе, приводят к огромным материальным убыткам предприятия и в связи с этим инженер по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники обязан четко знать, сколько расходных материалов и комплектующих имеется на складе и своевременно его пополнять.
Программное обеспечение средств вычислительной техники так же играет не последнюю роль в работе предприятия. Весь комплекс программных средств должен быть обновлен по мере выхода новых версий. Особенно это касается обновлений для антивирусов и продуктов фирмы Microsoft, потому что даже регулярное резервное копирование не способно полностью избавить отдел АСУ от массового распространения сетевых вирусов и других зловредных программ по коммуникационным линиям предприятия. В конечном итоге обновление баз антивирусных программ является наиболее простым и эффективным решением при борьбе с вирусами.
Первоисточником информации о каждой единице ВТ является ее паспорт или талон гарантийного обслуживания. В этих документах содержатся минимальный, но самый необходимый набор информации:
- наименование;
- технические характеристики изделия;
- серийный номер;
- дата приобретения;
- гарантийный срок эксплуатации;
- предприятие предоставляющее гарантию;
- условия гарантийного обслуживания;
- ресурс данной единицы ВТ.
Первоначальным источником информации о программном обеспечении являются такие его характеристики как: название; версия; дата выпуска; область применения; фирма-производитель.
Таким образом, первоначально необходимо перевести все эти данные в электронный вид, в котором будут четко прописаны все требуемые характеристики и свойства текущей единицы вычислительной техники или программного обеспечения. Полученные данные используются непосредственно для составления всех отчетов и анализа текущего состояния парка вычислительной техники на предприятии.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию