Деятельность секретаря в приемной руководителя

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Оглавление

Введение

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

§2 Работа с посетителями в приемной

§3 Ведение деловых бесед

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

§5 Взаимоотношения с руководителем

§6 Взаимоотношения в коллективе

§7 Виртуальный офис

Заключение

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" [1].

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" [5]. Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [1].

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации вцелом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по документационному обеспечению управления;

- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей [1;10].

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руков

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать