Совершенствование информационной системы товарооборота ООО Уралэнергоцентр с помощью разработки

СОДЕРЖАНИЕ
Реферат
Введение
1. Предпроектное обследование предприятия
1.1 Характеристика ООО «Уралэнергоцентр»
1.2 Организационно-функциональная структура предприятия
2. Информационные потоки предприятия
3. Описание существующей информационной системы
3.1 Автоматизация информационной системы товарооборота
3.2 Разработка автоматизированной информационной системы управления ООО «Уралэнергоцентр»
3.3 Информация о поставщиках и товарах ООО «Уралэнергоцентр»
3.4 Проектирование базы данных
4. Обоснование экономической эффективности проекта
4.1 Расчет текущих затрат пользователя
4.2 Экономию текущих затрат при автоматизации
4.3 Экономическую эффективность внедрения
5. Информатизация общества. Сущность и перспективы развития
Заключение
Список литературы
Перечень принятых сокращений
Приложение А
Приложение Б
Приложение В
Приложение Г
Приложение Д
Приложение Е
Приложение Ж
РЕФЕРАТ
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, СУБД, БАЗЫ ДАННЫХ, СИСТНМЫ ТОВАРООБОРОТА, УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ РЕШЕНИЕ.
Дипломный проект содержит 81 страниц, 8 таблиц, 13 рисунков, 7 приложений, 22 литературных источников.
Рассмотрены теоретические основы современных методов совершенствования информационной системы товарооборота. Разработана база данных по товарообороту. Дана была оценка эффективности использования автоматизированной базы данных.
Ожидаемый результат – внедрение на предприятии предлагаемых изменений в бизнес-процессах, которые дадут экономический эффект.
ВВЕДЕНИЕ
Современная экономика немыслима без эффективного управления. Его успех во многом зависит от процедур принятия решений, которые учитывают разносторонние внутренние и внешние факторы, действующие на систему, и позволяют прогнозировать тенденцию развития экономических процессов. Алгоритмы управления базируются на обработке статистической и экономической информации и определяют качество принимаемых решений. Информационная составляющая (ее еще называют информационной подсистемой) является одной из основных подсистем автоматизированной системы управления (АСУ).
Для обработки информации в АСУ могут применять различные программные и технические средства. В настоящее время большое внимание уделяется анализу и обработке массивов данных, хранящихся на определенных носителях информации. Совокупность этих данных, отражающих как текущее состояние экономической системы, так и ее предысторию, называют базами данных.
Базами данных (БД) называют электронные хранилища информации, доступ к которым осуществляется с одного или нескольких компьютеров. Обычно базы данных создаются для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторой предметной области, то есть некоторые области человеческой деятельности или области реального мира. Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для создания, наполнения, обновления и удаления БД.
В свою очередь «хорошая» база данных является товаром, так как содержащаяся в ней информация позволяет быстро и эффективно решать задачи краткосрочного прогнозирования. Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на материальном носителе. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы пользователь мог составить представление об интересующем его объекте, явлении или процессе.
Надо сказать, что внесение данных в разработанную базу потребует некоторых усилий со стороны пользователя, но эти усилия оправдаются через некоторое время, и пользователь сможет по достоинству оценить эффективность работы с данной базой данных. Для работы с такими информационными массивами применяются специальные инструментальные средства – информационные технологии, которые позволяют получать интегрированный продукт, в максимальной степени удовлетворяющий требования потребителя. К таким технологиям относят как средства извлечения информации из базы данных, так и методы и процедуры анализа и представления, интегрированных данных потребителю в требуемом виде.
Автоматизация товарооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. Актуальность совершенствования системы товарооборота в организации обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности. Традиционно организация товарооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Выходом служит разработка автоматизированной базы данных при помощи СУБД Delphi 7, с учётом всех требований пользователей по отслеживанию товарооборота на складе.
Цели и задачи дипломного проекта:
Важнейшим фактом повышения эффективности деятельности предприятия в любой отрасли является улучшение управления.
Целью дипломного проекта:
· является совершенствование информационной системы товарооборота ООО «Уралэнергоцентр», с помощью разработки базы данных.
Задачи дипломного проекта:
· анализ существующей системы товарооборота;
· анализ альтернативных систем управления базами данных товарооборота;
· выбор наилучшей базы данных по товарообороту;
· построение базы данных товарооборота на основе выбранной системы в среде Delphi 7.
· оценка эффективности внедрения автоматизированной базы данных по товарообороту в среде Delphi 7.

1. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1 Характеристика ООО «Уралэнергоцентр»
Компания ООО «Уралэнергоцентр» была создана в 1997 году. Предприятие находится по адресу г. Екатеринбург ул. Родонитовая 14. Данная компания является официальным представительством крупнейших заводов Южной Кореи, которые занимаются производством отопительного оборудования.
Отраслевая принадлежность ООО «Уралэнергоцентр» – торгово-энергетическая отрасль.
Организационно – правовая форма: общество с ограниченной ответственностью (ООО).
Источники финансирования – частные и хозяйственные договора.
Предлагаемые продукты и услуги – обогревательное оборудование и оборудование для ремонта водопровода.
ООО «Уралэнергоцентр» занимает одно из лидирующих мест на рынке теплового оборудования. Предприятие занимается оптовой и розничной продажей товаров.
Цель организации – рост, процветание, доходность.
ООО «Уралэнергоцентр» конкурентоспособное предприятие.
На предприятии ценится добропорядочность, вежливость, собранность сотрудников, ответственность, а также умение работать в команде.
Мотивация в ООО «Уралэнергоцентр» осуществляется следующим образом: в конце каждого месяца хорошо проявившие себя в работе сотрудники получают премии. В праздники сотрудники предприятия поздравляют друг, друга и обмениваются подарками.
1.2 Организационно-функциональная структура предприятия
Организационная структура – это совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы менеджмента, разработкой и реализацией управленческих решений по выполнению бизнес – плана, инновационного проекта.
Структура ООО «Уралэнергоцентр» является линейно – функциональной. Данная структура включает как линейную, так и функциональную организации, это создаёт двойное подчинение для исполнителей.
Преимуществами этой структуры является высокая компетентность специалистов, отвечающих за конкретные функции; расширение возможностей линейных руководителей по оперативному управлению в результате их высвобождения от подготовки сведений по вопросам функциональной деятельности.
К недостаткам структуры можно отнести:
· Отсутствие единства действий;
· Невозможность поддержания постоянных взаимосвязей между функциональными службами;
· Длительная процедура принятия решений;
· Снижение ответственности исполнителей за работу, поскольку каждый из них получает указание от нескольких руководителей;
· Несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками «сверху», так как каждое функциональное подразделение ставит свои вопросы на первое место.
На сегодняшний день структуру ООО «Уралэнергоцентр» можно схематично представить следующим образом:

Рис.1. Структура ООО «Уралэнергоцентр»

Структура управления данной организации – иерархическая, так как все управленческие функции выполняются на верхнем уровне управления. Отмеченные характеристики свидетельствуют, что организация не приспособлена к изменениям внешней среды, так как любая перемена, например внедрение технических новшеств, появление новых конкурентов, может ухудшить результаты деятельности, а возможно, и повлечь за собой банкротство.
Ответственность специалистов за реализованную продукцию размыта, нет возможности выделить ценность каждого вида деятельности и его влияния на конечные финансовые показатели.
Некоторым процессам, важным, на мой взгляд, не уделяется должное внимания. К ним относится: разработка и внедрение наиболее целесообразных методов оперативно – производственного планирования и текущего учета производства. Это связанно с загруженностью заместителя директора.
Также в матрице можно заметить то, что менеджер не в полной мере участвует в трудовых процессах. Следовательно, есть возможность делегирования на него некоторых полномочий генерального директора. В силу неопытности менеджеру требуется помощь руководителя. Для того, чтобы менеджер смог участвовать во всех процессах необходимо ввести его в курс дел.
В результате изучения структуры предприятия ООО «Уралэнергоцентр» было выявлено, что большая часть задач, в том числе задач развития не решается в связи с отсутствием ответственных за эту часть работы. Структура данного предприятия не формализована.
Штат предприятия ООО «Уралэнергоцентр» состоит из 18 сотрудников. Офис предприятия оснащен современным оборудованием и оргтехникой.
Директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: осуществление руководства предприятие, решение кадровых и финансовых вопросов, определение стратегия предприятия. Директор обладает правом подписи в банке, поэтому он решает все вопросы, связанные с распределением материальных ресурсов, движением денежных средств. Директор осуществляет контроль над деятельностью всех сотрудников фирмы, за исключение представителя головного предприятия.
Представитель головного предприятия является наблюдателем. В его обязанности входит сбор информации о деятельности представительства головного предприятия, на основе чего составляется отчет. Присутствие наблюдателя даёт возможность головному предприятию регулярно получать информацию о деятельности своего представительства, что в свою очередь помогает своевременно принять решение, отреагировать на изменения происходящие, на рынке.
Заместитель директора осуществляет поиск информации о потребностях клиентов. Его главной задачей является распределение и реализация товара, по максимально выгодным условиям для ООО «Уралэнергоцентр». Заместитель директора решает вопросы, связанные с заключением коммерческих сделок.
Менеджеры по продажам ведут все переговоры, связанные с заключением коммерческих сделок. Является коммуникационным звеном между руководством компании и клиентами. От эффективности его работа зависит прибыльность компании. Надо сказать, что работа менеджеров по продажам масштабна, требует постоянной концентрации внимания, для быстрого реагирования и своевременного предоставления информации руководителям ООО «Уралэнргоцентр».
Финансовый директор, как и директор, имеет право подписи. Является материально ответственным лицом. Работа финансового директора заключается в распределении денежных средств, ведении бухгалтерской отчётности, контроле над финансовой деятельностью предприятия. Деятельность финансового директора сложна и масштабна, требует взаимодействия со всеми подразделениями предприятия, а также организациями, с которыми сотрудничает предприятие. При выполнении своей работы финансовый директор использует персональный компьютер, оснащенный специализированным программным обеспечением.
Бухгалтер работает в подчинении финансового директора, составляет первичные документы, приходные и расходные ордера, накладные, доверенности и др. Согласовывает с финансовым директором стоимость товара, сроки поставки, условия сделки.
Заведующий складом ведёт учёт движения товаров, контролирует процесс отгрузки товара, а также его поступление покупателям. Работа заведующего складом ответственна, масштабна, требует точности, так как это связанно с сохранностью товара. Стоимость товаров, которые реализует ООО «Уралэнергоцентр» в среднем составляет 500$, именно поэтому заведующий складом несёт большую материальную ответственность. Также заведующий складом контролирует работу кладовщиков и грузчиков.
В обязанности грузчиков входит погрузка и разгрузка товаров, что в свою очередь требует физической подготовки.
Работа кладовщика заключается в принятии товара, ведение учета товара, размещение его на складе, обеспечение условий хранения товара, а также несёт ответственность за его сохранность.
Секретарь является коммуникационным звеном предприятия. В его обязанности входит передача информации от одного подразделения к другому, также секретарь ответственный за оформление внутренней и внешней документации. Он должен информировать сотрудников предприятия о сообщениях высшего руководства. Работа секретаря не требует больших усилий.
Инженер – наладчик занимается установкой, обслуживанием и ремонтом реализуемого оборудования. Работа инженера – наладчика сложна, требует концентрации внимания и повышенной ответственности за проделанную работу. Также инженер – наладчик занимается ознакомлением пользователей с правилами эксплуатации оборудования.
В обязанности водителя входит транспортировка сотрудников предприятия.
Функционирование в компании мы рассмотрим на примере заключения коммерческой сделки по реализации оборудования.
Менеджеры по продажам обследуют потребности рынка, находят потенциальных клиентов, обговаривает условия договоров предстоящей поставки. После чего, они отчитываются о проделанной работе, перед своим непосредственным руководителем, которым является заместитель директора предприятия. Только после того, как заместитель директора ознакомится с условиями предстоящей сделки, принимается решение о поставке товара данному клиенту. Структурированная заместителем директора информация согласуется с финансовым директором, затем утверждённая информация поступает к заведующему складом, который в свою очередь определяет объём и сроки поставки товара. После чего, бухгалтер составляет необходимые документы (накладная, счёт – фактура) в это время секретарь оформляет все документы по предстоящей сделке, которые передаёт менеджерам по продаже. Готовые документы менеджер предоставляет клиенту для ознакомления.
В результате изучения функционирования на предприятии ООО «Уралэнергоцентр» мы выявили, что процесс заключения сделки тратится много времени. Это связанно с недостатками структуры управления предприятия.
Недостатками функционирования структуры являются:
· Большое число «этажей управления» между работниками, реализующими продукцию и лицом, принимающим решение;
· Повышенная зависимость от личных и деловых качеств высшего руководства;
· Тенденция к перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
· Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию