Состовление и оформление служебного письма

Министерство образования и науки Российской Федерации

Министерство образования и науки Красноярского края

КГБОУ СПО «Ачинский педагогический колледж»

Контрольная работа

Тема: Составление и оформление служебного письма

Выполнила: Студентка 2 курса

заочного отделения

специальности:040101

Социальная работа

Радица Олеся Владимировна

2011г.

Содержание

1.Введение……………………………………………………………………..3

2.Понятие служебного письма……………………………………………….4

3.Текст служебного письма…………………………………………………..5

4.Виды служебных писем…………………………………………………….7

5.Выводы………………………………………………………………………10

6.Список используемой литературы………………………………………...11

Введение

Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Цель работы - виды документов и их классификация. Составление и оформление служебных документов. Необходимость соблюдения аккуратности при оформлении документа.

Что такое служебные письма

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления документа. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например:

«Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

Текст служебного письма

Текст служебного письма составляется по определенным правилам.

Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтрален.

В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: «В письмах используют следующие формы изложения:

• от 1 лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),
• от 1 лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»),
• от 3 лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.

Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «О чем», указать адресат, должность, фамилию и ини

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать