Понятие, определение служебного письма

Понятие, определение служебного письма.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Служебные письма – основное средство управленческой коммуникации. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объема входящей и исходящей документации.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

1

Классификация служебных писем.

Классификация служебных писем может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации служебных писем существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Классификация официальной переписки по признаку:

1.Вид связи

Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо)

2.Территория

(Внутренние (внутри страны), международные письма)

3.Место в информационном обмене

(Инициативные письма, письма-ответы)

4.Завершенность информационного обмена

(Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа)

5.Положение в системе документооборота

(Поступающие, отправляемые письма)

6.Уровень типизации

(Типовые письма, письма в произвольной форме)

7.Композиция (Простые, сложные письма) 2

8.Отношение к действиям партнеров

(Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др.)

9.Отношение к полноте и точности информации

(Запросы, подтверждения, опровержения и др.)

10.Тематика

(По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д.)

11.Отношения в иерархии управления

(Письма вышестоящих, подведомственных,

сторонних организаций)

12.Правовой статус корреспондента

(Письма юридическим и физическим лицам, ряду

организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу

письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы)

13.Число адресатов

(Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов)

14.Количество писем от одного автора

(Первичное, повторное письма)

15.Наличие информации об адресате

(Письма, содержащие сведения об авторе,

анонимные обращения)

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отн

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать