ВВЕДЕНИЕ
Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов
Быстрый доступ.
Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного вам документа.
Условия хранения документов.
Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Размещение документов в архиве.
Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним.
Уничтожение документов
Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.
Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.
Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1.1 Понятие документального и архивного фонда организации
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:
- документы текущего управления;
- документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;
- собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.
Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально* культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.
В архивный фонд организаций включают и часть документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.
Основные правила работы архивов организаций' содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций, и среди них:
- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;
- правила формирования дел в делопроизводстве;
- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
- порядок выделения документов к уничтожению;
- оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
- порядок передачи дел из структурных подразделений в архив.
Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами.
В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.
1.2. Общие принципы формирования дел
Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, должны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и закрепленной в них информации. Эта работа по группировке документов носит название формирование дел, хотя основной единицей организации учета и хранения только для бумажных документов является дело, а для небумажных — единица хранения, для документов на компьютерных носи
Одними из наиболее популярных услуг на рынке IT-технологий являются создание и продвижение лендингов. Они способны положительно влиять на деятельность любого бизнес-проекта в интернете. Судя по многочисленным отзывам, заказавшие создание лендингов люди ни разу не пожалели о потраченных деньгах. Они вложили в будущее, которое неразрывно связано с интернетом. Всё больше и больше предпринимателей обращаются к услугам разных агентств, веб-студий, чтобы заказать создание лендинга у профессионалов.