Архивное хранение электронных документов на предприятии

Введение.

8-9 апреля 1999 г. в Москве состоялась конференция "Электронные документы и архивы ", организованная Московским городским объединением архивов, Историческим факультетом МГУ им. М.В. Ломоносова, Ассоциацией "История и компьютер". В конференции приняли участие более 40 специалистов, представлявших Федеральную архивную службу (ФАС), ВНИИДАД, Государственный архив РФ, Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ), Московскую областную Думу, Научно-технический центр "Информрегистр", Белорусский научно-исследовательский Центр электронной документации (БелНИЦЭД), МГУ им. М.В. Ломоносова, Алтайский государственный университет, Петрозаводский государственный университет, Историко-архивный институт РГГУ, ВНИИ проблем вычислительной техники и информатики и других. Было заслушано 16 докладов и сообщений, вызвавших оживленную дискуссию и обсуждение.

Последние 10 лет проблема архивирования электронных документов активно обсуждается в научных кругах. Конференция была предназначена в первую очередь для того, чтобы приземлить ученую дискуссию на почву отечественного архивного дела. На конференции работали три секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса", "Организация доступа и проблемы использования электронных документов", "Электронные документы в текущем делопроизводстве, в электронных архивах учреждений и на постоянном хранении. Проблемы хранения электронных документов".

С вступительным словом, посвященным взаимоотношениям историков и архивов в информационный век, к участникам конференции обратился декан Исторического факультета МГУ проф. С.П. Карпов. Главная проблема, которую он поднял, - доступ историков к информационным ресурсам архивов. При этом возможности работы с электронными ресурсами значительно превышают традиционные. Поэтому историки заинтересованы:
1) чтобы электронные архивы принимали и хранили электронные ресурсы,
2) чтобы архивы вели работы по оцифровке имеющихся документов и предоставляли к ним доступ,
3) чтобы архивы были заинтересованы в инициативном формировании банка электронных копий исследователями, причем бесплатно,
4) чтобы электронные архивы были открыты через Интернет, где имелась бы полная справочная по ним информация. Вопрос выставления в сетях документов архивов слишком сложен и может решаться в конкретном случае по разному,
5) чтобы университетские компьютерные сети были связаны (объединены) с электронными архивами , что позволило бы интенсифицировать проводимые исследования.

На секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса" было заслушано 6 выступлений. Руководитель секции И.Н. Киселев представил доклад "Электронные документы в России: общий взгляд с архивной точки зрения". Отметив, что по-прежнему отсутствует приемлемое определение электронного документа, докладчик объяснил, почему это случилось. До появления вычислительной техники и связанных с нею специфических носителей информации человечество не сталкивалось со столь революционным изменением средств фиксации и средств восприятия информации (в компьютерных системах документ "исчезает" физически). Причем эти изменения не закончились, а продолжаются с развитием технологии. В результате - "электронный документ взорвал архивную практику". По мнению И.Н. Киселева, архивисты сейчас находятся в ситуации осознания и анализа современного информационного феномена, связанного с электронными документами и электронными архивами . Однако, что делать архивам в такой ситуации, пока не берется сказать никто: "Мы только что обнаружили, что Земля не плоская, но какая она в действительности - не знаем. Некоторые подозревают, что у Луны есть обратная сторона".
Выводы, к которым подвел докладчик слушателей могут быть сформулированы следующим образом:

• Архивисты всегда предвосхищают будущих историков. Они определяют, какие документы будут храниться в архивах.
• Архивы - посредники между информацией и человеком. Они хранят вещи, на которых зафиксирована информация.
• Нельзя подвергать анализу феномен, который нестабилен.
• Следует определиться терминологически, сделав акцент на сходстве понятий "документ" и "архивный документ", а не на различии этих понятий.
• Несмотря на возможность потерять многие свидетельства о современной истории, архивистам следует подождать некоторое время до возникновения de-facto стандартов: форматы файлов текстовой, графической, аудио-, видео- иноформации, платформ, и т.п.

Необходимость ждать вытекает и из невозможности предвидеть возможные затраты на дальнейшее переформатирование и миграции принятых на хранение данных и документов. При том, что сейчас наиболее существенная часть документов создается в традиционном виде, не имеет смысла торопиться с приемом на хранение электронных документов.

Директор НТЦ "Информрегистр" Госкомсвязи А.Б. Антопольский представил доклад "Нормативная база электронных документов". Докладчик начал с освещения планов правительства по разработке нормативной базы электронных документов. В этих планах работа по 3 законам: внесение изменений в закон "Об информации и информатизации", разработка закона "