Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА

Факультет «Экономики, менеджмента и инновации»

Кафедра «Экономика и предпринимательство»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

«Систематизация и обеспечение сохранности

документной информации»

Руководитель работы

Рябчикова Н.О.

«_22_»_февраля_2011 г.

Исполнитель: студент гр. 08 ЭКЗ_

Обрядчиков О.В.

Нижний Новгород

2011 г.

Содержание:

информации……………………………………………………………………………4

1. Определение ценности документов и документной информации………………....4

1.1. Экспертные комиссии организации…………………………………………….4

1.2. Критерии оценки информационного содержания документов……………….5

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел………....6

2.1. Номенклатура дел организации…………………………………………….…..6

2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел……………………………...7

2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел……………………………..….8

2.2. Общие принципы формирования дел…………………………………………..9

2.3. Группировка документов в дела………………………………………………...9

2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов………………..10

2.3.2. Последовательность расположения документов в деле……………….12

2.4. Составление заголовков дел……………………………………………….…...12

2.5. Оформление обложки дела…………………………………………………..…14

3. Установление сроков хранения документов………………………………………...15

4. Обеспечение сохранности документов…………………………………………...…17

4.1. Размещение документов в хранилищах………………………………….…….17

4.2. Проверка наличия и состояния документов……………………………….…..18

4.3. Акт о выделении документов к уничтожению………………………………...19

I. Введение

Тема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности документной информации.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.

Первая часть состоит из следующих разделов:

1. Определение ценности документов и документной информации, в котором рассматривается порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа как создание и ведение номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела.

3. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов.

4. Обеспечение сохранности документов. В последнем разделе описывается порядок размещения документов в хранилищах, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

Цель курсовой работы – проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.

Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.

II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1. Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

- использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процесс

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать