Оформление и регистрация ответов

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Cогласно п. 2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) гражданину должно быть направлено уведомление при продлении срока исполнения замечания или предложения, а в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения - отрицательный ответ с мотивацией причин отказа.

Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма, которое должно быть подготовлено и зарегистрировано в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:

Государственным стандартом установлено, что письменный ответ оформляется на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках независимо от вида и формы собственности организации. Например:

К письму составляется заголовок, кратко раскрывающий содержание документа. Он формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?»: «О продлении срока исполнения предложения», «Об отказе в удовлетворении предложения» и т.п. Заголовок к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля, и помещается в письмах слева под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

В письме должен быть указан адресат. При адресовании письма частному лицу (гражданину) вначале указываются фамилия и инициалы получателя (гражданина), а затем - почтовый адрес. Например:

Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «Дата» и «Индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора (при оформлении на компьютере отступ составляет 80 мм).

Письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем. Делегирование права подписи соответствующих документов иным должностным лицам организации должно быть закреплено в локальном правовом акте (как правило, в приказе).

Ниже подписи в левом нижнем углу письма оформляется отметка об исполнителе. Она включает в себя фамилию должностного лица, подготовившего письменный ответ, и номер его служебного телефона. Эта отметка может быть дополнена иной информацией: индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, инициалами (для машинисток), датой создания документа, названием файла. Например:

Датой письма является дата его подписания. Она проставляется на специально отведенном на бланке месте лицом, подписавшим письмо.

После подписания письмо подлежит регистрации. Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь», не определен порядок регистрации письменных ответов гражданам. Поэтому в зависимости от объема документооборота и других факторов, определяющих порядок ведения делопроизводства в организации, может быть выбрано несколько вариантов.

Вариант 1

Подпунктом 141.5 Инструкции по делопроизводству установлено, что сведения о документахответах регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК), на которых были зарегистрированы соответствующие документы­запросы. По принципу аналогии регистрация ответов (уведомлений) гражданам на замечания или предложения, внесенные в книгу, может осуществляться на тех страницах книги, на которых зафиксированы сами замечания или предложения. Номер, указанный в графе книги «Порядковый номер замечания и (или) предложения», в этом случае будет являться исходящим порядковым номером ответа.

Пример. Гражданином Линником П.А. в книгу внесено замечание под № 31. В случае направления ему отрицательного ответа или уведомления о продлении срока рассмотрения замечания номер ответа (уведомления) также будет 31. Соответствующая запись будет сделана в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».

или:

Порядковый номер ответа (уведомления) может быть дополнен иными поисковыми признаками: первой буквой фамилии заявителя, индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет подшито уведомление (отрицательный ответ), и др.